Wat is een selectie?

Voordat u een selectie gaat maken, moet u enig inzicht hebben in de processen die daarbij spelen. Dat maakt het makkelijker om uiteindelijk de selectie te maken en uit te voeren.

Database

Alle gegevens die u in DIAS invoert en opslaat komen in de database (gegevensbank) terecht. In principe is iedere database erop gebouwd om de gegevens die er in zijn opgeslagen op een later moment weer te kunnen tonen. Dat gebeurt bijvoorbeeld als u in DIAS gegevens opvraagt via de schermen. Een database is ook rechtstreeks te benaderen. Hiervoor is echter kennis van de programmeertaal nodig, waarin de database is geschreven.

Om u toch een mogelijkheid te bieden uw gegevens in de database te benaderen buiten de gewone vensters van DIAS om, is in DIAS de functionaliteit voor selecties ingebouwd.

Selectiecriterium

Met een selectie kunt u precies aangeven welke gegevens u uit de database wilt opvragen. U geeft in het selectiecriterium op waaraan de gegevens die u wilt zien moeten voldoen. Bijvoorbeeld: de relatie moet een instantie zijn.

U geeft daarbij alléén op waarop de gevraagde gegevens zich onderscheiden van de andere gegevens. Dus niet: "De relatie moet een adres hebben". Immers, alle relaties in DIAS hebben verplicht een adres en er is geen groep die zich daarmee van de rest kan onderscheiden. U geeft dus ook direct aan welke gegevens u niet wilt hebben: de relaties die geen instantie zijn wilt u niet opvragen.

Als u weet welke gegevens u uit DIAS wilt opvragen, moet u ook weten hoe u in DIAS het onderscheid maakt. Heel concreet komt het er op neer dat u weet welk veld in DIAS u gebruikt om aan te geven dat het gegeven bij een bepaalde groep hoort. Het is met selecties niet mogelijk om gegevens uit de database te halen als u die er niet in heeft gezet.

Een voorbeeld: U wilt alle relaties opvragen die in het jaar 2000 getrouwd zijn. Het onderscheid dat u wilt maken is de huwelijksdatum, die in het jaar 2000 moet liggen. DIAS heeft echter geen (verplicht) veld waarin u de huwelijksdatum kunt noteren. Er zijn diverse mogelijkheden om een huwelijksdatum te noteren, maar u moet wel weten welke mogelijkheid bij u op kantoor in gebruik is. Als degenen die de gegevens moeten invoeren dat veld niet (altijd) gebruiken om de datum vast te leggen, zal uw selectie ook niet kloppen. Evenmin kan DIAS verkeerd ingevoerde gegevens selecteren, omdat er geen vergelijking kan worden gemaakt met de juiste gegevens.

Uitvoer

Naast het scheiden van een groep uit de database geeft DIAS u diverse mogelijkheden om iets met de opgevraagde gegevens te doen. Dit wordt het uitvoeren genoemd. U hebt de keuze uit:

• Een lijst afdrukken van de geselecteerde gegevens (Uitvoeren als lijst).
• Een document aanmaken voor alle geselecteerde gegevens (Uitvoeren als productaanvraag).
• Een wijziging aanbrengen bij alle geselecteerde gegevens (Uitvoeren als collectieve mutatie).
• Willekeurige gerelateerde gegevens van de geselecteerde gegevens in een bestand weergeven (Uitvoeren als ASCII-bestand). U kunt bijvoorbeeld van alle opgevraagde gegevens de bijbehorende adressen laten tonen.