Automatisch verzenden wachtwoord

Als u ervoor kiest om de wachtwoorden van uw relaties automatisch te genereren, kunt u er met een evenementactie voor zorgen dat uw relaties automatisch hun inloggegevens ontvangen.

• Met de juiste inloggegevens (gebruikersnaam + wachtwoord) is het voor iedereen mogelijk om de persoonlijke gegevens van uw relaties te benaderen. U bent als beheerder van deze gegevens wettelijk verplicht om de persoonlijke gegevens van uw relaties te beschermen. Daarom is het verstandig om de inlognaam en het wachtwoord niet in dezelfde brief naar uw relaties te versturen, maar er bijvoorbeeld voor te kiezen om de inlognaam via de e-mail te sturen en het wachtwoord in een brief mede te delen. Wordt één van de gegevens onderschept, dan is dat nog onvoldoende om succesvol in te kunnen loggen. U kunt er ook voor kiezen om een relatie het wachtwoord pas te geven als deze reageert op de door u verzonden brief.
• Het is in DPM mogelijk dat uw relatie zijn wachtwoord wijzigt. U moet uw relaties er op wijzen dat diens (gewijzigde) wachtwoord voor de medewerkers van uw bedrijf inzichtelijk is. U kunt uw relaties aanbevelen een DPM-wachtwoord te kiezen dat niet voor andere doeleinden wordt gebruikt.

In onderstaand voorbeeld wordt er van uitgegaan dat u een brief maakt voor de inlognaam en een e-mail voor het wachtwoord.

1. Kies voor Beheer > groep Inrichting > Administratie > Lay-outs > Tekst lay-out.

   Maak hier een nieuwe tekst lay-out aan waarin u uw relatie op de hoogte brengt van de mogelijkheden van DPM.
   Het werken met tekst lay-outs is beschreven de desbetreffende onderwerpen van het handboek.

2. Zorg ervoor dat de onderstaande velden als volgt zijn ingericht:
   • Type product = Relatiegegevens
   • Direct opmaken = aangevinkt (verplicht)
   • Afdrukken/verzenden = optioneel, niet aan te bevelen (de brieven worden dan gelijk allemaal afgedrukt)
   • Bewerken = niet aangevinkt
   • Bewerken en zelf afdrukken in Word = niet aangevinkt
   • Via e-mail = niet aangevinkt (u wilt de inlognaam uitsluitend per post verzenden)
3. In de tekst lay-out neemt u het veld INLOGNAAM op. Dit kunt u vinden bij het bestand Relatie > Internet Toegang.
4. Sla de aangemaakte tekst lay-out op.
5. Maak een nieuwe tekst lay-out aan. Dit wordt de e-mail waarin u het wachtwoord van uw relatie doorgeeft.
6. Zorg ervoor dat de onderstaande velden als volgt zijn ingericht:
   • Type product = Relatiegegevens
   • Direct opmaken = aangevinkt (verplicht)
   • Versturen/verzenden = optioneel (de e-mails worden direct verzonden)
   • Bewerken = niet aangevinkt
   • Bewerken en zelf afdrukken in Word = niet aangevinkt
   • Via e-mail = aangevinkt (u wilt het wachtwoord per e-mail verzenden, als er een standaard e-mail adres bij de relatie bekend is en het veld Correspondentie via e-mail bij de betreffende klant is aangevinkt)
   • Het document mag niet met setmailen verzonden worden.
7. In de tekst lay-out neemt u het veld WACHTWOORD op. Dit kunt u vinden bij het bestand Relatie > Internet Toegang.
8. Sla de tekst lay-out op.
9. Ga naar Beheer > groep Inrichting > Workflow > Evenement acties. Het venster Evenement Acties wordt geopend.
10. Kies Toevoegen.
11. Maak de actie aan en voeg aan de box Producten de beide tekst lay-outs toe.
12. Als u deze evenement actie gebruikt bij het automatisch genereren van de logingegevens, worden de brieven en/of e-mails bij Bureau > groep Correspondentie > Uitgaand klaargezet.