Documenten uploaden naar DPM

Scenario Assurantie geeft u met de licentie DPM uploaden documenten de mogelijkheid om de documenten in Scenario Assurantie via de digitale polismap te delen met uw buitendienstmedewerkers en uw klanten. Dit doet u door het document een code Soort document mee te geven. Deze code moet u eerst inrichten.

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Coderingen > Bureau > Soort document. Het venster Code Soort Document wordt geopend.

   

2. Klik op Nieuw om een soort document toe te voegen.

   U kunt ook kiezen voor Wijzigen om een bestaande documentsoort aan te passen voor het uploaden naar DPM.

   Tip

   Als u niet precies weet welke documenten een bepaalde code hebben, is het aan te raden een nieuw soort document voor DPM te maken. Doet u dat niet, dan loopt u het risico dat uw relaties documenten onder ogen krijgen die feitelijk voor intern gebruik waren bedoeld.

3. Vink het veld Is beschikbaar in `klantmap aan. Het veld Documenten beschikbaar stellen vanaf wordt toegankelijk.
4. Vul in het veld Documenten beschikbaar stellen vanaf de datum in die een document minimaal moet hebben om naar DPM geëxporteerd te kunnen worden. Als u niets invult, worden alle documenten van de betreffende soort naar DPM geëxporteerd.
5. Klik op Bewaar om de gegevens op te slaan.

   U krijgt de vraag of u een schatting wilt maken van het aantal documenten dat geëxporteerd zal worden bij de eerstvolgende export:

   U heeft er voor gekozen om de documenten van de soort "DPM document" beschikbaar te maken binnen de Digitale Polismap. Dit heeft tot gevolg dat er bij de eerstvolgende export naar de Digitale Polismap documenten van deze soort zullen worden geëxporteerd. Met behulp van de knop "Schatting" is het mogelijk om een schatting uit te voeren van de hoeveelheid documenten. Dit kan een langdurig proces zijn maar dit is altijd tussentijds af te breken. Hoe langer de schatting wordt uitgevoerd des te nauwkeuriger zal het resultaat zijn.

   Wilt u de schatting nu starten?

6. Kies Schatting opstarten.

   Als de schatting klaar is krijgt u hiervan een melding. In deze melding staat zowel het aantal documenten zal zal worden geupload en de totale grootte ervan in (MB). Ook staat in de melding het pad naar het verslag van eventuelen documentfouten. Noteer dit pad om te controleren wat er eventueel fout is.

   • Het is aan te bevelen deze schatting altijd te laten uitvoeren bij een wijziging van het soort document.
   • Als u verschillende Soorten document aanpast, hoeft u de schatting pas bij het laatste Soort document uit te voeren. Alle daarvoor aangepaste Soorten document worden dan ook in de schatting meegenomen.
   • Hoe verfijnder u de aanduiding Soort document maakt en hoe accurater u deze toepast bij de documenten, des te effectiever kunt u hier mee omgaan bij het exporteren van documenten.
   • Zet de datum in het veld Documenten beschikbaar stellen vanaf op een recente datum of op een datum in de nabije toekomst. Daarmee voorkomt u dat bij de eerstvolgende export het uploaden extreem lang duurt.
   • Het kan even duren voor de schatting is berekend.
   • Bestanden die al eens naar DPM zijn geëxporteerd worden niet nogmaals geüpload.
   • Bij fouten wordt er een document geplaatst in de in de Melding genoemde directory. Het is aan te bevelen deze fouten door te nemen en waar nodig op te lossen.
   • Het aan- en uitvinken van het veld is niet mogelijk als er op dat moment al een export draait.
   • Alleen documenten in contractdossiers komen in aanmerking voor een export. Een document in twee contractdossiers zal twee maal worden geëxporteerd.
   • Alleen documenten van een verzekeringnemer waarbij inloggegevens zijn ingevoerd, worden naar DPM geëxporteerd. Voor een volledig dossier van alle relaties zal een buitendienstmedewerker dus van Scenario Assurantie gebruik moeten maken.
   • Bij elk contract komt per soort document slechts het meest recente document in aanmerking voor een upload. Als dat document al op de DPM server aanwezig is, wordt het niet nogmaals geëxporteerd.
7. Als u met Wijzigen het Soort document opnieuw benadert, kunt u het veld Documenten beschikbaar stellen vanaf vullen.

   Let op!

   Als u het Soort document wijzigt en het vinkje weghaalt, krijgt u onderstaande melding te zien:

   U heeft ervoor gekozen om de documenten van de soort "DPM document" niet meer beschikbaar te maken binnen de Digitale Polismap. Dit heeft tot gevolg dat alle documenten van deze soort binnen de Digitale Polismap. Dit heeft tot gevolg dat alle documenten van deze soort binnen de Digitale Polismap zullen worden verwijderd. Als u op een later tijdstip besluit om documenten van deze soort weer beschikbaar te maken binnen de Digitale Polismap dan zullen alle verwijderde documenten opnieuw naar de Digitale Polismap geëxporteerd moeten worden!