Back-up maken van DIAS Assurantie

Het is belangrijk dat u regelmatig een reservekopie van uw DIAS Assurantie-omgeving maakt. Problemen als netwerkstoringen, menselijke fouten en verkeerde aanlevering van data kunnen ervoor zorgen dat DIAS Assurantie niet meer werkt zoals u mag verwachten. Wanneer de problemen zo groot zijn dat DIAS Software de bestanden niet (op redelijke termijn) kan herstellen, is het voor uw bedrijfsvoering efficiënter een back-up terug te zetten.

Als assurantie-tussenpersoon weet u als geen ander hoe groot de schade zou kunnen zijn bij diefstal, brand en andere rampen die uw administratie kunnen treffen. U kunt de schade beperken door te zorgen voor een goed proces voor het maken van reservekopieën.

Met een back-up maakt u eenvoudig reservekopieën van door u geselecteerde bestanden (bijvoorbeeld ook uw e-mail correspondentie). U plaatst deze bijvoorbeeld op een externe server of een gegevensdrager. Bij calamiteiten kan de back-up op het originele netwerk worden teruggeplaatst, of op een (tijdelijk) ander netwerk of PC vanwaar u uw bedrijfsvoering voort wilt zetten.

Het maken van een back-up kunt u door uw systeembeheerder laten automatiseren.

U kunt ook handmatig een back-up maken van DIAS Assurantie. Vraag uw systeembeheerder naar de details.

1. Open de Windows Verkenner.
2. Kopieer in de DIAS Assurantie map de mappen Data en Dossier.

   U kunt ook de hele DIAS Assurantie-map kopiëren, maar alles wat niet in Data of Dossier staat, staat ook op de DIAS Assurantie update cd's en is in geval van calamiteiten altijd bij DIAS Software.

3. Plaats de gekopieerde bestanden op een tape, cd, dvd, externe harde schijf of een ander medium.

   Ook van andere voor uw bedrijfsvoering noodzakelijke software en bijbehorende gegevens moet u een reservekopie maken.

4. Bewaar de reservekopie op een veilige plaats buiten uw bedrijfspand.

   Als het pand wordt getroffen door een calamiteit, heeft u altijd nog de software en uw gegevens om uw bedrijfsvoering voort te zetten.

5. Plaats regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks) een back-up terug om te controleren of het backup proces goed is verlopen. Doe dit in ieder geval na het maken van een eerste reservekopie om er zeker van te zijn dat u met het terugzetten van de kopie uw bedrijfsvoering kunt voortzetten.

   Let op!

   Bij het terugplaatsen van deze back-up zullen de eigenschappen van de bestanden in deze mappen op "alleen lezen" staan. Deze moeten dus voor een juiste werking van DIAS Assurantie weer van deze eigenschap worden afgehaald. Dit kan door in de verkenner met de rechtermuisknop te klikken op de bestandsmap en dan het vinkje bij "alleen lezen" te verwijderen. Controleer hierna of de bestanden in deze map wel aangepast zijn.

Het maken van een back-up moet regelmatig gebeuren. Het advies is om dat minstens dagelijks te doen en de backups te bewaren met het volgende principe:

• Iedere dag wordt een back-up gemaakt. Deze wordt een week bewaard.
• De back-up van vrijdag wordt een maand bewaard.
• De back-up van de laatste vrijdag van de maand wordt een jaar bewaard.

Met deze methode voorkomt u dat u alleen een recente reservekopie heeft, waarin mogelijk al een fout zit zonder dat u het weet (virusbesmetting, kapot bestand). U kunt zo terugvallen op een back-up waarin de fout nog niet voorkomt.

Het maken van een back-up kan geautomatiseerd worden. Vraag uw systeembeheerder naar de mogelijkheden of maak gebruik van de DIAS Software Online Back-up.