Document als kenmerk of als PDF opslaan

Gewoonlijk wordt een document opgeslagen zoals het is aangemaakt. Vanuit het dossier kunt u dan hetzelfde Outlook- of Word bestand openen dat u heeft verzonden. Dit is niet altijd wenselijk.

• Wanneer u het veld Alleen het kenmerk aanvinkt, wordt niet het document opgeslagen, alleen de kenmerken ervan.

  Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken wanneer u een identieke mailing naar al uw relaties stuurt. Wanneer het document van de mailing, met een afbeelding en dergelijke, 500 kB groot is, slaat u bij een bestand van 2000 klanten 1GB aan identieke documenten waarvan u dagelijks een back-up moet maken.

  Door in de tekst lay-out Alleen het kenmerk aan te vinken, weet u wel

  • dat er een document is verzonden
  • wanneer dit document is aangemaakt
  • wat voor soort document het is

  Dit ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

  

• Vink het veld Opslaan als PDF aan als u het document in de dossiers als PDF wilt opslaan.

  Het voordeel hiervan is dat het document niet eenvoudig (of per ongeluk) gewijzigd kan worden. Later kunt u de PDF vanuit het dossier eenvoudig als een bijlage aan een e-mail koppelen en zo digitaal verzenden. U moet hiervoor wel de juiste inrichting hebben.

  Een lay-out die als Alternatieve e-mail lay-out wordt gebruikt kan niet worden opgeslagen als PDF.

  Bij het maken van een document worden de Word-documenten worden pas geconverteerd naar PDF-formaat wanneer u alle documenten heeft afgesloten in Word. De aangemaakte documenten vindt u terug als Acrobat Reader document in het dossier van de betreffende relatie(s).