Nieuwe Code herinnering toevoegen

Voordat u een nieuwe code herinnering toevoegt, moet u nagaan of er niet al een gelijksoortige code bestaat. Ook moet u controleren of de betalingstermijnen andere herinneringscodes niet overlappen. Zie daarvoor het onderwerp Aanmaningen inrichten.

Een nieuwe code herinnering voegt u als volgt toe:

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Coderingen > Financieel > Code herinnering. Het venster Code herinnering verschijnt.

   

2. Kies voor Nieuw.
3. Klik op om te zien welke codes (nummers) al in gebruik zijn. Annuleer daarna het venster Info. U kunt ook het overzicht uit het onderwerp Code Herinnering inrichten raadplegen.
4. Typ in het veld Code herinnering een cijfer dat nog niet in gebruik is.
5. Vul het veld erachter met een duidelijke omschrijving van de code.
6. Vul het veld Herinneringskosten met de aanmaankosten. De kosten worden per code herinnering, per relatie in rekening gebracht. Wanneer u alleen een brief ter herinnering wilt sturen en geen aanmaningskosten in rekening wilt brengen, laat u het bedrag €0,00 staan.
7. Activeer de box en kies voor Toevoegen. Het venster Herinneringscodes per subadministratie verschijnt.

   

8. Selecteer in het veld Subadministratie met de subadministratie waarvoor de code herinnering moet gelden.
9. Selecteer in het veld Type relatie de waarde Instantie of Persoon. U moet per soort herinnering altijd twee codes invoeren: een voor zakelijke en een voor particuliere relaties.
10. Selecteer in het veld Branchegroep de branchegroep waarvoor deze herinnering moet gelden. Dit veld is alleen actief wanneer u Debiteuren assurantiën heeft gekozen in het veld Subadministratie. Er moeten minimaal twee soorten per code herinnering worden ingevoerd:
    • één voor de branchegroep Schade.
    • één zonder vermelding van een branchegroep. Leeg betekent alles behalve branchegroep Schade.
11. Het veld Herinneringstermijn vult u met een aantal dagen. Dit is het aantal dagen na de vervaldatum van een post waarna herinnerd moet worden. Als er na drie weken herinnerd moet worden, vult u 21 in.
12. Selecteer met in het veld Evenement actie de actie die bij deze herinnering moet worden uitgevoerd. In de meeste gevallen zal hieraan de tekst lay-out voor de herinnering zijn gekoppeld.
13. Vul het veld Aantal dagen na vorige met het aantal dagen dat minimaal moet liggen tussen
    • het versturen van het vorige incassodocument en
    • de te verzenden herinnering.

    Zie ook het veld Herinneringstermijn.

    Wanneer de vervaldatum niet gelijk is aan de datum van verzenden van het vorige incassodocument, wordt rekening gehouden met het aantal dagen na vorige. Hiermee voorkomt u dat u een openstaande vordering direct na het verzenden wordt herinnerd, bijvoorbeeld in geval u laat was met prolongeren.

    Vult u het veld Aantal dagen na vorige bijvoorbeeld met 21, dan betekent dit dat een openstaande post pas wordt herinnerd als die voldoet aan

    • het aantal dagen dat u heeft ingevuld in het veld Herinneringstermijn en
    • de verzenddatum in de openstaande vordering 21 dagen voor de huidige datum ligt.
14. Selecteer in het veld Volgende Code herinnering de herinneringscode die gestart moet worden wanneer ook naar aanleiding van de zojuist ingerichte herinnering de post open blijft staan.
15. Bewaar de gegevens.
16. Doorloop dezelfde stappen voor de andere subadministraties, type relaties en branches waarvoor u herinneringen wilt kunnen vervaardigen.