Opbouw van het herinneringsproces

Als u een post aanmaakt, is dit in eerste instantie een openstaande post. De post is openstaand, tot

er een betaling is geweest en de post is dichtgeboekt, of
tot deze in saldo is opgenomen (alleen wanneer er sprake is van een betalingsregeling), of
u de openstaande post op een andere manier heeft afgeboekt, bijvoorbeeld onder een grootboekrekening dubieuze debiteuren. Ook dan zal de post zijn dichtgeboekt.

Wanneer een openstaande post op de vervaldatum nog niet is dichtgeboekt, kunt u een herinneringsproces starten. Hoe u het aanmanen uitvoert, leest u in het onderwerp Aanmaningen maken.

Bij het vervaardigen van de aanmaningen controleert Scenario Assurantie de volgende gegevens:

De status van de post: alleen openstaande posten worden aangemaand.
De vervaldatum van de boeking: alleen posten waarvan de vervaldatum is verstreken worden aangemaand.
De periode tussen de huidige datum en de vervaldatum.
Hiermee voorkomt u dat u direct de dag na de vervaldatum al een herinnering stuurt, terwijl u misschien nog niet in de gelegenheid was alle dagafschriften te verwerken. Het aantal dagen tussen de vervaldatum en de herinnering richt u in bij de Code herinnering. Zie het onderwerp Code Herinnering inrichten.
De periode tussen de verzenddatum van het recentste incassodocument en de huidige datum. Ook dit richt u in bij de Code herinnering. U voorkomt hiermee dat een herinnering kort na de vorige vordering wordt verzonden, ongeacht de oorspronkelijke vervaldatum.
De verrekenwijze: posten met de verrekenwijze Betalingsregeling of Betalingsregeling met nota komen niet in aanmerking voor herinneringen. De uit de betalingsregeling voortvloeiende termijnnota's kunnen wel aangemaand worden.
Het type relatie: voor particuliere en zakelijke relaties kunt u een afwijkend herinneringsproces aanmaken
De subadministratie. Over het algemeen zult u alleen de posten in de subadministraties Debiteuren assurantiën en Debiteuren financieel aanmanen. U kunt per subadministratie een ander proces inrichten.

De meeste van deze gegevens ziet u terug in het venster Muteren post.

Tip

Wanneer u zelf-incasserend bent, kan het slim zijn om het herinneringsproces zo kort mogelijk te houden. U kunt immers na een of twee herinneringen/aanmaningen de post aan de maatschappij overdragen. Ook kunt u nagaan of steeds dezelfde personen niet tijdig betalen. Mogelijk zijn zij gebaat bij een betalingsregeling, automatische incasso of een andere oplossing. U kunt ook besluiten niet langer voor hen te willen bemiddelen; zij kosten u immers tijd en geld.