Lay-outbibliotheken gebruiken

U kunt een tekst lay-out aan een lay-out bibliotheek koppelen. De medewerkers kunt u ook aan een bibliotheek koppelen. Hierdoor zien de medewerkers alleen de tekst lay-outs die zij nodig hebben. Bovendien heeft u een beter overzicht van de verschillende tekst lay-outs die u gebruikt.

U richt de lay-outbibliotheken als volgt in:

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Coderingen > Bureau > Lay-out bibliotheek. Het venster Muteren lay-out bibliotheek geopend wordt.

   

2. Kies voor Nieuw. Het veld Code wordt automatisch gevuld.
3. Vul het veld Omschrijving met een duidelijke naam voor deze lay-out bibliotheek.
4. U kunt een tekst lay-out maar aan één lay-outbibliotheek koppelen.
5. Bewaar de wijzigingen en herhaal dit voor de overige lay-out bibliotheken.

Vervolgens koppelt u de medewerkers aan een bibliotheek. U doet dit als volgt:

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Organisatie > Medewerkers.
2. Kies voor Wijzigen en selecteer de medewerker aan wie u de lay-outbibliotheek wilt koppelen.
3. Activeer het tabblad Instellingen. Onderaan vindt u de velden voor de lay-outbibliotheek:

   

4. Selecteer in het veld Lay-out bibliotheek de juiste bibliotheek voor deze medewerker.
5. Vink het veld Andere brieven lay-out bibliotheken toestaan aan als deze medewerker alle tekst lay-outs moet kunnen gebruiken.
6. Bewaar de gegevens. Herhaal het bovenstaande voor de overige medewerkers.

Ten slotte koppelt u de verschillende tekst lay-outs aan een bibliotheek. Dit doet u als volgt:

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Administratie > Lay-outs > Tekst lay-out. Het venster Tekst lay-out wordt geopend.

   

2. Kies voor Wijzigen en selecteer de lay-out die u aan een bibliotheek wilt koppelen.
   • Een tekstblok kunt u niet aan een bibliotheek koppelen.
3. Selecteer in het veld Bibliotheek de juiste lay-outbibliotheek.
4. Bewaar de wijzigingen en herhaal het bovenstaande voor de overige tekst lay-outs.
   • Wanneer u een tekst lay-out kopieert, wordt de waarde van het veld Bibliotheek ook overgenomen.

Een medewerker gebruikt de bibliotheken als volgt:

1. Klik op de gebruikelijke wijze op het Word-icoon Het venster Aanmaken productaanvraag wordt geopend.

   

   Het veld Bibliotheek is toegevoegd.

   • Als bij de medewerker alleen één bibliotheek is geregistreerd, staat hier de naam van de bibliotheek. In de box Te selecteren documenten ziet u alleen de tekst lay-outs die aan die bibliotheek zijn toegekend.
   • Als bij de medewerker het vinkje in het veld Andere brieven lay-outbibliotheken toestaan is aangevinkt, kunt u hier een keuze maken uit alle ingerichte bibliotheken. In de box Te selecteren documenten ziet u steeds alleen de documenten die aan de geselecteerde bibliotheek zijn toegekend.
   • Als bij de medewerker geen bibliotheek is ingericht, of wanneer de lege regel in de list-box wordt gekozen (zie onder), ziet u in de box Te selecteren documenten alle beschikbare tekst lay-outs.

     

2. Selecteer de gewenste lay-out en handel de productaanvraag zoals gewoonlijk af.

Overzicht inrichting