Automatische documentomschrijving

In de kenmerken van een tekst lay-out kunt u vastleggen hoe de omschrijving van een document opgebouwd kan worden. U doet dit met vaste tekst en variabelen. De variabelen verschillen per type document. De omschrijving van het document ziet u bijvoorbeeld in het dossier of in het veld Betreft als het een e-mail is.

U richt dit als volgt in:

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Administratie > Lay-out > Tekst lay-out.
2. Kies voor Wijziging als u de gegevens aan een bestaande tekst lay-out wilt toevoegen of kies Nieuw als u een nieuwe tekst lay-out wilt maken.
3. Voer op het tabblad Tekst Lay-out de gegevens in zoals beschreven in het Online handboek.
4. Activeer het tabblad Omschrijving uitgebreid.

   

5. Activeer de box en kies voor Toevoegen. Het venster Muteren lay-out omschrijving wordt geopend.

   

6. Vul het veld Vaste tekst in. Deze tekst komt in de omschrijving vóór de variabele te staan.
7. Selecteer de variabele die u wilt gebruiken. Uit welke variabelen u kunt kiezen, is afhankelijk van het veld Type Product op het tabblad Tekst Lay-out.
8. Bewaar de omschrijving.
9. Voeg eventueel meer delen van de omschrijving toe.

   Let op!

   Het veld Omschrijving van een document heeft een beperkte lengte. De maximale lengte richt u in bij de bedrijfsgegevens (Beheer > groep Organisatie > Bedrijfsgegevens, tabblad Instellingen 1). De lengte kan echter nooit meer zijn dan 254 tekens (inclusief spaties).

10. Richt de rest van de tekst lay-out in.
11. Bewaar de wijzigingen.

    Tip

    Bij bijvoorbeeld het type document Contractgegevens kunt u kiezen voor de variabele Omschrijving contract. De omschrijving van het contract kunt u sinds release 3.3.2.2 van variabelen voorzien (bijvoorbeeld kenteken). Wanneer u dus het kenteken in de omschrijving van het document wilt opnemen, zorgt u er eerst voor dat deze variabele in de omschrijving van het contract is opgenomen. Daarna kiest u in de omschrijving van het document voor Omschrijving contract als variabele.