Retentiedata automatisch archiveren met MS Windows Taakplanner

U kunt gegevens van relaties die de retentiedatum hebben bereikt, automatisch via een ingesteld tijdstip in MS Windows Taakplanner uit DIAS Assurantie laten verwijderen. Hiervoor moet u een aantal instellingen verrichten.

Met deze nieuwe versie beschikt u over het programma ArchiverenData.exe. Dit programma vindt u op de volgende locatie op uw computer of netwerk: \DIASFI\Diamant\prog.

1. Maak via het rechtermuismenu een snelkoppeling van het programma ArchiverenData.exe naar uw bureaublad.
2. Maak nu een notepad-bestand aan met daarin de volgende (voorbeeld)waardes:
   
   [Datum]
   Einddatum=20180101
   [Tijdsduur]
   DuurInMinuten=120
   [XML]
   Directory=C:\Temp\Archief\XML
   [Documenten]
   Directory=C:\temp\Archief\Documenten
   
   Met dit schema wordt in een periode van twee uur gezocht naar retentiedata van voor 01-01-2018 die verwijderd worden uit DIAS Assurantie.
   
   - Bij twee databases (een acceptatie-omgeving en een productie-omgeving) in één prog map: wanneer er meerdere administraties zijn, dan moet u dit aangeven met de parameter “/A= Administratienummer”.
   - Als geen datum wordt opgegeven, worden alle retentiedata tot vandaag verwijderd.
   - Als geen tijdsduur wordt opgegeven, gaat het archiveren (opschonen) door tot alle retentiedata verwijderd zijn tot de opgegeven datum. Dit raden wij u nadrukkelijk af, u kunt het proces niet onderbreken!
   - Als geen XML of document-tag wordt opgenomen, wordt standaard een directory-archief in de map "Data" gemaakt, waarin de XML en bestanden worden geplaatst.
3. Als de XML- of documenten-directory “Geen” wordt opgegeven, wordt alleen geschoond en niets weggeschreven. De waardes kunnen er dan als volgt uitzien:
   
   [Datum]
   Einddatum=20170101
   [XML]
   Directory=Geen
   [Documenten]
   Directory=Geen
4. Bewaar het notepad-bestand en geef het de volgende bestandsnaam: BSYSIT05.INI. Plaats het bestand BSYSIT05.INI in de map \DIASFI\Diamant\Data op uw computer of netwerk. Dit bestand moet aanwezig zijn, anders start het programma ArchiverenData.exe niet op dat nodig is voor het verwijderen van data via de taakplanner.
5. U gaat nu een taakplanning in MS Windows instellen die ervoor zorgt dat het archiveer-programma automatisch op een vast tijdstip wordt gestart. Hiermee kunt u dit programma iedere nacht na (of voor) het maken van de back-up laten uitvoeren.
6. Open de Taakplanner via Windows start.
   
   
7. Open via het menu Actie > Taak maken het venster Taak maken:
   
   
   
   Voer in het veld Naam een omschrijving van de taak in.
8. In het tabblad Triggers geeft u in het venster Nieuwe trigger aan wanneer de taak wordt gestart, in het onderstaand voorbeeld is dat dagelijks om 03.00 uur:
   
   
   
   Klik op
9. In het tabblad Acties geeft u in het venster Nieuwe actie de instellingen op van de uit te voeren actie. U ziet het volgende venster:
   
   
   
   - Selecteer via de knop Bladeren het pad C:\DIASFI\Diamant\Prog\ArchiverenData.exe.
   
   - In het veld Parameters toevoegen (optioneel) zet u de volgende data: /o=Diamant/b=1. (/o staat voor de omgeving, de registerinstelling waarmee u DIAS Assurantie start, /b staat voor het nummer van het bedrijf waarvoor u de actie wilt uitvoeren (meestal 1).)
   
   - In het veld Beginnen in (optioneel) zet u de volgende data: C:\DIASFI\Diamant\Prog\ArchiverenData.exe.
   
   Klik op de knop om de gegevens te bewaren.
   
   
10. Als de instellingen zijn ingevuld, klikt u op de knop ; de taak is nu ingepland.
11. Wanneer het archiveren gereed is, krijgt u een logverslag met de naam BSYSIT05 te zien. Dit log wordt opgeslagen onder \\Diamant\Data\Logfiles\{versie}\.

Als het systeem tijdens het archiveren onverhoopt vastloopt, dan worden de niet-gearchiveerde relaties tijdens een volgende opschoon-actie alsnog verwijderd.

Het archiveren van relaties via het programma ArchiverenData.exe werkt alleen als alle gebruikers zijn uitgelogd bij DIAS Assurantie.