Efficiënte documentstromen

Het bundelen van correspondentie binnen het prolongatieproces die vanuit DIAS Assurantie naar de klant wordt gestuurd, is geautomatiseerd. U kunt nu alle documenten die elektronisch binnenkomen verwerken binnen productvervaardiging (digitaal of fysieke post).

Achtergrond documentstromen: de oude methode

Bij een prolongatie zijn er twee documentstromen:

1. Het documenten beheersysteem (DBS) waarmee externe documenten door de verzekeraars worden aangeleverd aan DIAS Assurantie. Deze documenten hebben een maatschappij/polisnummer waarmee een document automatisch aan een bijbehorend dossier wordt gekoppeld.
2. Als een automatische koppeling niet lukt, dan komt het document bij de 'niet-gekoppelde documenten' terecht en moet een koppeling handmatig gebeuren.

Gekoppelde documenten zijn zichtbaar in het venster Nog te behandelen documenten, via de menuoptie Bureau > Inkomend. Er zijn hier diverse mogelijkheden:

• Afhandelen van (gefilterde) documenten.
• Verwijderen van gefilterde documenten, waarmee niet alleen de koppelingen worden verwijderd maar ook de fysieke documenten zelf.
• Afdrukken van individuele documenten.
• Doorstarten naar het contract, waarop een document betrekking heeft.

Om de documenten naar de eindklant te sturen, moeten veel handmatige acties worden uitgevoerd. Bovendien is het gewenst om documenten die voortvloeien uit een uitgevoerde prolongatie, in DIAS Assurantie zelf te bundelen met documenten voor diezelfde eindklant.

Achtergrond documentstromen: de nieuwe methode

Het doel is om beide genoemde documentstromen niet onafhankelijk van elkaar documenten naar de eindklant te laten sturen, maar deze te bundelen via gemeenschappelijk koppelkenmerken. Het gaat hierbij om de volgende gemeenschappelijke gegevens:

• Relatieregistratienummer van de verzekerde
• Contractregistratienummer van de verzekering

Vanuit DBS zijn daarnaast de volgende kenmerken relevant:

• Eindbestemming document (in dit kader wordt alleen gekeken naar de waarde “Verzekeringnemer”).
• Herkomst proces verzekeraar (in dit kader wordt alleen gekeken naar de waarde “Prolongatie”).

Op basis van de bovengenoemde koppelrubrieken in combinatie met filtering op de genoemde kenmerken in de DBS documenten, zijn documenten voor dezelfde eindklant bij elkaar te vinden. Dit betekent dat:

• Bij het starten vanuit de prolongatie documenten klaarstaan bij productvervaardiging, documenten uit DBS worden erbij gezocht.
• Bij het starten vanuit de DBS documenten klaarstaan in het overzicht met gekoppelde documenten, documenten uit de prolongatie productvervaardiging worden erbij gezocht.

Het uitgangspunt is dat in beide gevallen productaanvragen met DBS-documenten met de 'juiste' status worden geregenereerd. Dit is van belang voor de verdere afhandeling van de productaanvragen via setmailing, setprinting, EDV (PostEx). Hierdoor kunnen productaanvragen voor een klant (en daarmee de documenten uit de beide stromen) gebundeld worden behandeld via één afdruk of mail.