Accorderen mutatie en Agentproducten met setmailen verzenden

Binnen de volmachtfunctionaliteiten van Accorderen en Agentproducten Versturen kunt u ervoor kiezen documenten (producten) direct als e-mail te verzenden naar de agent. Het gebruik van e-mailproducten is dus aan de hier genoemde documentstromen toegevoegd. Het Accorderen mutatie en Agentproducten verzenden in combinatie met e-mail geldt alleen voor setmail. U kunt een losse e-mail gebruiken we gebruiken als u alleen werkt met accorderen. Als het product ook in de agentverzending moet verschijnen, dan kan dat alleen met setmail. 

In dit hoofdstuk leest u welke aanpassingen aan de vensters voor deze documentstromen zijn gedaan.

Accorderen mutaties

In het venster Accorderen mutatie zijn in de box Documenten de kolommen Afdrukwijze en Lay-out aanbieding beschikbaar.

Hiermee krijgt u inzicht over de (soort) producten die er staan en welke bijlage bij welke aanbieding hoort. Wanneer u een document wilt verwijderen die gekoppeld is aan een setmail ziet u de volgende waarschuwing:

• Kiest u voor Ja, dan wordt de setmail-aanbieding verwijderd, inclusief de bijlagen bij de aanbieding.
• Kiest u voor Nee, dan wordt de setmail-aanbieding verwijderd. In de productaanvraag van de bijlagen worden alle kenmerken voor e-mail en de link met de aanbieding gewist. De bijlagen zijn daarna nog als gewone niet-e-mail producten beschikbaar.
• Kiest u voor Annuleren, dan blijft alles ongewijzigd.

Documenten klaarzetten voor de agent

Via de menukeuze Bureau > Correspondentie > Uitgaand > Klaarzetten voor Agent opent u het venster Klaarzetten documenten en berichten voor Agent:

Wanneer u de knop Klaarzetten activeert, dan worden de in dit venster getoonde setmail-producten neergezet in de Windowsmap behorende bij de agent die u op uw computer of netwerk hebt ingericht. Dit venster toont alleen de bijlagen, de aanbiedingsbrief wordt niet naar de agent verstuurd.

Documenten verzenden naar Agenten

Via Bureau > Communicatie > Berichtenverkeer > Verzenden en Ontvangen opent u het venster Documenten en Berichten Service.

Vink het veld Berichten en documenten voor agenten versturen via Aplaza aan en klik in het tabblad Agenten op de knop Uitvoeren. De documenten die klaarstaan voor de bewuste agent worden in de postbus van de agent geplaatst.

Afdrukken documenten voor agenten

Als wordt gewerkt met Agentverzending zijn setmailproducten, eventueel pas na het accorderen, ook zichtbaar in het venster Afdrukken documenten voor agenten, via de menukeuze Bureau > Correspondentie > Uitgaand > Afdrukken voor agent.

Van een setmail worden hier zowel de aanbiedingsbrief als de bijlagen daarvan getoond. De kolom Afdrukwijze laat zien of er in het geval van een setmail sprake is van een “Setmail aanbieding” of ‘Setmail bijlage”. De aanbiedingsbrief van de setmail heeft in het bovenstaande voorbeeld de verzendstatus “Niet verzenden”, deze gaat in dit geval niet naar de agent.

Als u de knop Afdrukken activeert, dan kan vanuit deze situatie alsnog een e-mail (setmail) worden gegeneerd. De aanwezige documenten van de setmail worden verzameld en er wordt een e-mail gemaakt. Deze wordt daarna direct verstuurd.

Met afdrukken wordt gecontroleerd of alle onderdelen van de setmail voor het afdrukken zijn geselecteerd. Als dat niet het geval is dan verschijnt de volgende melding:

Het is dus niet mogelijk losse onderdelen van een setmail te versturen.

Als ook gebruik wordt gemaakt van de module Externe Document Verzending, dan verschijnt als waarschuwing eerst nog de volgende melding:

Nadat het afdrukken is uitgevoerd zijn de documenten alleen nog zichtbaar via de status Afgedrukt in de kolom Afdrukstatus. Van de setmail is alleen de aanbiedingsbrief nog zichtbaar, niet de bijlagen. Deze zijn aan de aanbieding gekoppeld.

Reguliere uitgaande productvervaardiging

Bij de gewone uitgaande post (via Bureau > Correspondentie > Uitgaand > Uitgaand per kantoor of > Uitgaand > Uitgaand per medewerker) geldt dat als alleen gewerkt wordt met Accorderen, of de inrichting van de agent geeft daar aanleiding toe, de mogelijkheid bestaat dat een opgemaakte setmail ook in de reguliere uitgaande productvervaardiging terecht komt onder status 2 (Nog Afdrukken). Het gaat daarbij nog om de .DOC en .PDF bestanden, de setmail zelf is nog niet samengesteld.

In alle vensters van de reguliere uitgaande productvervaardiging zijn voor verduidelijking de kolommen Verzendwijze en Lay-out Aanbieding beschikbaar. De informatie in deze kolommen is onder Status producten "Nog afdrukken" op het niveau van de individuele documenten gebaseerd op de gegevens uit de productaanvraag. Bij de statussen "Nog opmaken" en "Klaar" is die gebaseerd op stellingen van de lay-out.

Knop Ok

Het gebruik van de knop Ok heeft dezelfde werking als bij het onderdeel Afdrukken voor de agent, dus is het van daaruit samenstellen en versturen van een setmail ook hier van toepassing. In het verlengde van de bestaande werking voor e-mail, is na het versturen geen aanbieding meer aanwezig. Deze wordt verwijderd, de polis- en postproducten krijgen de status "Klaar". Dezelfde controle en melding voor incomplete setmail, zoals geldt bij het afdrukken voor de agent, is hier van toepassing. Dat geldt ook voor de waarschuwingsmelding als u ook gebruikmaakt van de module EDV.

Knop Externe Document Verzending

De werking van de knop Externe Document Verzending is gelijk aan die bij Afdrukken voor de agent, zowel vanuit de groepen als de individuele productaanvragen.

Knop Verwijderen

Bij Status producten Nog Afdrukken kan in het geval van het verwijderen van een aanbieding van een setmail de volgende melding verschijnen:

Als u ervoor kiest om alleen de aanbieding te verwijderen, dan worden in de productaanvragen van de bijlagen de link met de aanbieding verwijderd.

Prolongatie

Als gebruik wordt gemaakt van Agentverzending dan worden de setmail producten ook opgemaakt (maar nog niet tot e-mail samengesteld) en daarna doorgeschoven richting Afdrukken Voor Agent en worden ze niet meer direct verstuurd.