Het is mogelijk om een notificatiemail te sturen aan uw klant, als een nieuw document op het klantportaal klaarstaat. In deze paragraaf leest u hoe dit werkt en welke zaken u hiervoor in DIAS Assurantie moet inrichten.

Inrichting 

Venster Relatiegegevens

Veld Corr portaal

Met het aanzetten van het veld Corr portaal in het venster Relatiegegevens geeft u aan dat deze relatie bij voorkeur documenten alleen via het portaal bekijkt. De relatie ontvangt dan niet al zijn losse documenten via post of e-mail, maar krijgt alleen een e-mail als er weer documenten voor hem op het portaal zijn geplaatst. Dit betekent niet dat de relatie alleen nog maar notificatieberichten krijgt. Nog niet alle (soorten) documenten zijn voor een eindklant op het portaal terug te vinden. Bij de documenten waarvoor dat wel geldt, moet in de layout-instellingen extra worden aangegeven dat deze via het portaal worden aangeboden (zie Muteren Layout). Het nieuwe veld is alleen toegankelijk als er tenminste één e-mailadres bestaat, de notificatie wordt per slot van rekening via e-mail naar de klant verstuurd.De toegankelijkheid is niet afhankelijk van het vinkveld Corr E-mail. Dit veld speelt alleen een rol als het aanbieden via het portaal niet van toepassing is, dus als het nieuwe veld uitstaat of als in de layout niet is aangegeven dat er via het portaal wordt aangeboden. De verzending vindt dan plaats op de reguliere (oude) wijze, dus afdrukken of mailen.

Venster Tekst Lay-out

Veld Via portaal

Met het veld Via portaal in het venster Tekst lay-out kunt u aangeven dat de documenten vanuit deze lay-out op het portaal zichtbaar worden voor de eindklant. Het heeft geen zin deze instelling aan te zetten bij lay-outs waarvan de documenten (op dit moment nog) niet zichtbaar worden op het portaal. 

Notificatie portaal

Met het veld Notificatie portaal in het venster Tekst lay-out geeft u aan dat dit de notificatie e-mail betreft waarmee de klant wordt geïnformeerd dat er nieuwe documenten op het portaal beschikbaar zijn. Het veld Via e-mail komt daarbij automatisch aan te staan en kan ook niet uit worden gezet. Het type product moet relatiegegevens zijn (dit wordt afgedwongen). Er mag maar 1 lay-out bestaan waarbij dit vinkje is gezet. Hierop wordt gecontroleerd. Kopiëren staat om die reden uit.

Venster Productvervaardiging

In het venster Productvervaardiging, tabblad Documenten is zichtbaar dat de verzending via het portaal plaats heeft gevonden.

In het venster Productvervaardiging met de status Nog opmaken is de notificatie e-mail zichtbaar.

Werking 

Voorwaarden

1. Bij relaties die documenten via het portaal beschikbaar willen krijgen moet in het venster Relatiegegevens het veld Corr. Portaal aanstaan.
2. Bij een document dat op het portaal beschikbaar komt moet in het venster Tekst lay-out het veld Via portaal aan staan.
3. Er moet een tekst lay-out zijn waarbij het veld Notificatie portaal aanstaat.
4. In het venster Tekst lay-out moet bij het veld Soort document een soort document zijn geselecteerd en dit soort document moet een document categorie bevatten.
5. Dossiervorming zal (automatisch) plaatsvinden.

Uitvoering 

1. AIs aan alle vier condities is voldaan dan wordt het document niet weggezet voor afdrukken of verzenden.
2. Na opmaak van het document wordt dit aan het dossier gekoppeld en krijgt het de productvervaardigingsstatus Klaar.
3. Er wordt een productaanvraag voor de notificatie e-mail aangemaakt en geplaatst onder de productvervaardigingsstatus Nog opmaken.
4. Zolang de notificatie e-mail van een relatie aanwezig is onder de status Nog opmaken, wordt geen nieuwe notificatie e-mail aangemaakt als een document voor het portaal van diezelfde relatie nog wordt opgemaakt.
5. De e-mail wordt gedresseerd aan het standaard e-mailadres van de relatie. Indien deze niet aanwezig is, dan aan het eerste.

Als een document via het portaal wordt aangeleverd, worden onderstaande instellingen die met productvervaardiging samenhangen, overruled: 

• EDV
• Batchprinten
• E-mail
• E-mail met aanbieding
• Setmailen vanuit relatie

Als aan één van de condities niet is voldaan dan verloopt de productvervaardiging altijd op de reguliere (oude) wijze. Dus aan de hand van de overige instellingen van de lay-out, gecombineerd met e-mail instellingen bij de relatie.

Notificatie gecombineerd met accorderen en agentverzending 

In de standaardwerking wordt de notificatie e-mail direct aangemaakt nadat het product werd opgemaakt. Dit gebeurt niet als er sprake is van accorderen en/of agentverzending. De notificatie e-mail wordt dan in een later stadium gemaakt. 

Als er sprake is van accorderen, dan worden de producten net als anders eerst onder accorderen getoond.

De kolom Afdrukwijze toont hier dat er geen document wordt verstuurd, maar een notificatie e-mail wordt aangemaakt. Dat niet alle documenten via deze nieuwe methode worden aangeboden, blijkt uit de kolom Afdrukwijze bij het pakket.

• Als de mutatie akkoord wordt bevonden en er is geen sprake van agentverzending, dan krijgen de producten waarvoor de notificatie van toepassing is de productvervaardigingsstatus klaar en er wordt een notificatie e-mail aangemaakt.
• Als de mutatie akkoord wordt bevonden en er is wel sprake van agentverzending, dan worden de documenten net als anders eerst nog doorgezet naar de agentverzending. Er wordt nog geen notificatie e-mail gemaakt.