Documenten in dossier alsnog aanleveren aan agent (4.1.3.1)

Je kunt je documenten die al in een dossier staan, alsnog aanleveren aan een agent. Dit is vooral handig bij beurspolissen, waarbij het definitieve polisdocument vaak pas na meerdere stappen beschikbaar komt. Ook documenten zoals prolongatieborderellen en afrekeningen kun je op deze manier aanleveren.

Waar vind je de optie?

De nieuwe knop Aanleveren agent is toegevoegd aan het venster Overzicht dossiers, onder Hulpmiddelen in het venstermenu. 

Wanneer is de optie beschikbaar? 

Op het venster Overzicht dossiers verschijnt de nieuwe optie Aanleveren agent, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Je hebt een Volmacht-licentie.
• In de bedrijfsinstellingen (tabblad Volmachtgegevens) staat Agent producten versturen aan. 

Daarnaast moet aan één van de volgende situaties worden voldaan: 

Vanuit contractoverzicht:

• Het contract is een verzekering of pakket.
• Het contract is een volmachtcontract.
• Het contract heeft een contractpartij Agent.
• De agent is ingericht voor productverzending via Aplaza. 

Vanuit relatiegegevens:

• De relatie heeft een actieve relatiepartij Agent.
• De agent is ingericht voor productverzending via Aplaza. 

Wat moet jij doen?

Als gebruiker hoef je alleen het document in het dossier te selecteren en de optie Aanleveren agent te gebruiken, zodra deze beschikbaar is. De rest gebeurt automatisch:

• Het document wordt klaargezet voor verzending.
• De juiste metadata wordt toegevoegd.
• Het document verschijnt onder Bureau > groep Correspondentie > Uitgaand > Klaarzetten voor agent.
• Je hoeft dus geen instellingen te wijzigen of handmatig gegevens aan te vullen. 

Wat is anders dan reguliere productaanlevering?

Normaal gesproken worden producten aangemaakt vanuit een contractgebeurtenis. Bij deze nieuwe functionaliteit gaat het om bestaande documenten in het dossier, waarbij die gebeurtenis niet meer bekend is. Daarom: 

• Wordt het document gemarkeerd als handmatig toegevoegd.
• Wordt het contract- of relatieregistratienummer opgeslagen.
• Wordt de verzendstatus op ‘Nog Verzenden’ gezet.
• Wordt de afdruk- en verzendstatus op ‘Niet Afdrukken/Verzenden’ gezet.
• Wordt bij ADN-berichten de verzendstatus aangepast zodat het bericht niet opnieuw wordt klaargezet. 

Waarom is dit handig?

Je hebt nu meer flexibiliteit om documenten die pas later beschikbaar komen - zoals definitieve polisdocumenten of financiële overzichten - alsnog via Aplaza aan te leveren aan de juiste agent. Zo blijft je dossier compleet én correct afgehandeld.