Retentieperiode en opschonen van scenario's (4.1.5.1)

In de bedrijfsgegevens leg je vast hoe lang je gegevens bewaart. Tot nu toe kon dat voor contracten, schades en letselschades. Een scenario kende geen eigen bewaartermijn, terwijl ook een scenario persoonsgegevens bevat en altijd aan een relatie hangt.

Daarvoor is het veld Retentieperiode scenario's in mnd toegevoegd, op het tabblad Instellingen van de bedrijfsgegevens (Beheer > groep Organisatie > Bedrijfsgegevens). Het staat bij de bestaande velden Retentieperiode contracten in mnd, Retentieperiode schades in mnd en Retentieperiode letselschades in mnd. Je vult het aantal maanden in dat je een scenario wilt bewaren.

Een scenario krijgt daarmee een eigen retentiedatum. Het opschoon- en archiveerproces verwijdert scenario's waarvan die datum is bereikt, net zoals het dat doet voor contracten en schades.

Retentiedatum vullen bij scenario's

De retentiedatum van scenario's vul je met het hulpprogramma HINIDR03. Dat open je in het venster Hulpprogrammatuur, via Autorisatie > groep Tools > Hulpprogrammatuur. Het programma berekent de retentiedatum aan de hand van de retentieperiode die je hebt ingesteld. Herhaal dit periodiek, zodat ook scenario's die sindsdien zijn bijgekomen een retentiedatum krijgen.

Impact voor jou

Bepaal welke bewaartermijn je voor scenario's wilt aanhouden en vul die in. Houd er daarbij rekening mee dat een scenario meerdere verzekeringen en zelfs meerdere pakketten kan bevatten, en dat de bewaartermijn van contracten doorgaans langer is dan die van scenario's. Een scenario zonder retentiedatum wordt niet opgeschoond; het hulpprogramma is dus nodig om scenario's daadwerkelijk uit de administratie te laten verdwijnen.