Nieuwe planning inrichten

U richt een nieuwe planning als volgt in:

Bereid het maken van de planning voor zoals is beschreven in het onderwerp Planning opzetten.
Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Workflow > Muteren planningen. Het venster Muteren planning verschijnt. U leest meer over de velden in dit venster in het onderwerp Toelichting venster Muteren planning.
Kies voor Nieuw.
Geeft de planning in het veld achter het planningnummer een naam.
In het veld Korte omschrijving kunt u de naam toelichten.
Vul waar nodig de velden Prioriteit, Aanvangstermijn en Uiterste termijn.
Kies een aanleiding voor de planning in het veld Taakreden.
Vul eventueel de velden Dossiervorming en Soort dossier.
Als u de planning aan een campagne wilt koppelen, gebruikt u de velden Type campagne en Type selectie.
Beschrijf de workflow van de planning in het veld Volledige omschrijving.
Activeer de box Taken en kies voor Toevoegen. Het venster Muteren planningregel wordt geopend. Zie ook het onderwerp Toelichting venster Muteren planningregel.
Geef in het veld Behandelen door aan of de taak bij de taak van een afdeling hoort of bij een medewerker. Als de afdelingsniveaus bij u zijn ingericht, kunt u ook een niveau van de afdeling of afdelingsmedewerker kiezen.
Selecteer in het veld Afdeling de afdeling waaraan u de taak wilt toewijzen, of de afdeling waarop de medewerker werkzaam is.
Selecteer in het veld Medewerker de medewerker aan wie u de taak wilt toewijzen. U kunt dit veld alleen vullen als u in het veld Behandelen door voor Medewerker heeft gekozen.
Vul eventueel de velden Uiterste termijn en Aanvangstermijn. Zie het onderwerp Toelichting venster Muteren planningregel.
Geef de planningregel in het veld Korte omschrijving een duidelijke toelichting.
Plaats eventueel vinkjes in de velden Direct aanmaken, Verplicht en Altijd taakreden openen. Meer informatie hierover vindt u in het onderwerp Toelichting venster Muteren planningregel.
Een uitgebreide toelichting kunt u geven in het veld Volledige omschrijving. Hierin beschrijft u bijvoorbeeld de werkzaamheden die bij het uitvoeren van de taak horen.
Bewaar het plannningresultaat en de planningregel.
Voeg de volgende planningregel toe. Herhaal dit tot u alle planningregels heeft toegevoegd. Vervolgens zorgt u dat de ene planningregel op de andere volgt, zie het onderwerp Toelichting venster Planning vervolg.
Bij het toevoegen van een volgende planningregel/taak krijgt u eerst het venster Toevoegen te zien:

Kies waar u de volgende regel in het overzicht wilt toevoegen en klik op OK.

Wanneer u alle planningregels heeft ingevoerd, kunt u de volgorde vastleggen. Zie hiervoor het onderwerp Volgorde planningregels vastleggen.

Als u de planning uitsluitend maakte om aan een samengestelde taak te koppelen, bent u nu klaar.

Volgorde planningregels vastleggen

In een planning begint u met een of meer taken (planningregels). Bij deze planningregels vinkt u het veld Direct aanmaken aan. De overige planningregels worden pas aangemaakt afhankelijk van het resultaat van een vorige planningregel. Bij deze planningregels laat u het veld Direct aanmaken leeg, want u wilt dat deze regels pas behandeld worden als de voorgaande planningregel een bepaald resultaat had.

U koppelt al aangemaakte planningsregels aan elkaar. Daarom moet u eerst (alle) planningregels hebben toegevoegd, zoals is beschreven in het onderwerp Nieuwe planning inrichten. Daarna voegt u de volgorde toe, zoals hierna is beschreven.

Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Workflow > Muteren Planningen.
Kies voor Wijzigen en selecteer de juiste planning.
Selecteer in de box Taken de planningregel waarvoor u de resultaten wilt invoeren.
Kies voor Wijzigen. Het venster Muteren planningregel wordt geopend.
Activeer het tabblad Planning resultaat.
Activeer de box en kies voor Toevoegen. Het venster Info wordt geopend.
Selecteer een resultaat. Voor het inrichten van de resultaten, zie het onderwerp Planningresultaten inrichten. Wanneer deze taakregel wordt afgehandeld, kan de behandelaar kiezen voor deze optie in het veld Resultaat.
Klik op Kies. Het venster Planning resultaat wordt geopend. Zie ook het onderwerp Toelichting venster Planning resultaat.
Vink eventueel de velden Oude taak afhandelen en/of Openstaande taakregels verwijderen aan.
- Als er een vervolgtaak moet komen, laat u beide velden leeg.
Als u de planning voor campagnes gaat gebruiken, selecteert u in het veld Campagne resultaat een waarde. Met deze waarde wordt de campagne gevuld wanneer voor dit planningresultaat is gekozen.
Activeer het veld Planning vervolg en kies voor Toevoegen. Het venster Planning vervolg wordt geopend.
- Selecteer in het veld Planning volgnummer de planningregel die moet starten als het resultaat wordt gekozen. U kunt kiezen uit de eerder ingevulde planningregels voor de gekozen planning.
of
- Selecteer in het veld Lay-out nummer de tekst lay-out voor het document dat u automatisch wilt aanmaken als het resultaat wordt gekozen.
Het is niet mogelijk een vervolgplanning en een tekst lay-out tegelijkertijd in te voeren.

Let op!

Bij de laatste planningregel in een tak van een workflow, legt u geen vervolgplanning vast. De planning wordt immers afgerond.
Bewaar het resultaat.

Meestal zult u de medewerker die de planningregel afhandelt een keuze willen geven, bijvoorbeeld doorgaan of stoppen, positief of negatief. U voegt daarom nog een planning resultaat toe aan de planningregel. Alleen in de laatste planningregel kunt u volstaan met het resultaat 'stoppen' of geen resultaat inrichten.

Toelichting venster Muteren planning

Het venster Muteren planning gebruikt u om de gegevens van een planning in te richten of te beheren. Het tabblad Planning ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Venster muteren Planning campagne

Op het tabblad Planning Gebruik ziet u bij welke evenement-acties de gekozen planning in gebruik is.

Veld	Toelichting
Planning	Het nummer van de planning wordt automatisch toegevoegd als u een nieuwe planning maakt. In het veld achter het nummer kunt u de planning een korte naam geven.
Korte omschrijving	Dit veld gebruikt u om de planning in het kort, als een iets langere naam te omschrijven. De uitgebreide omschrijving kunt u in het veld Volledige omschrijving plaatsen.
Prioriteit	U kunt uw planningen een prioriteit geven. Scenario Assurantie gebruikt de prioriteit niet om de planning aan te sturen. U bent vrij in het geven van een prioriteitscode, bijvoorbeeld 1 tot en met 5, met prioriteit 1 als hoogste. U kunt het veld ook leeg laten. De prioriteit die u hier invoert, wordt getoond bij het opvragen van de taak bij een relatie of assurantiecontract.
Aanvangstermijn (dagen)	Een planning wordt in het taakoverzicht opgenomen. Datum waarop dit gebeurt is: datum van het aanmaken van de planning + aantal dagen van de aanvangstermijn. Als u het veld leeg laat, wordt de planning direct bij aanmaken op het taakoverzicht geplaatst.
Uiterste termijn (dagen)	U kunt een planning een 'deadline' geven. Dat geeft u aan met de uiterste termijn. De deadline is: datum van het aanmaken van de planning + aantal dagen uiterste termijn Om de planning goed te kunnen afhandelen, is het belangrijk dat er voldoende tijd zit tussen de aanvangstermijn en de uiterste termijn.
Taakreden	In het veld taakreden geeft u aan waarom de taak uitgevoerd moet worden. De lijst met taakredenen kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor uw verslaglegging.
Dossiervorming	Een afgehandelde taak kunt u in een dossier opslaan. In dit veld kiest u hoe dit gebeurt. U kunt kiezen uit Automatisch in dossier. In het veld Soort dossier geeft u in welk dossier de afgehandelde taken bewaard moeten worden. Wanneer dit dossier nog niet aanwezig is, wordt het automatisch aangemaakt. Automatisch in standaarddossier. Wanneer dit dossier nog niet aanwezig is, wordt het automatisch aangemaakt. Geen dossiervorming. De afgehandelde taken van deze planning worden niet bewaard. Handmatig toewijzen aan dossier. Als u de planning voor een campagne wilt gebruiken, is het af te raden deze optie te kiezen.
Soort dossier	Als u in het veld Dossiervorming heeft gekozen voor Automatisch in dossier, geeft u in het veld Soort dossier aan in wat voor dossier de afgehandelde taak automatisch moet worden opgeslagen. Heeft u bij Beheer > groep Organisatie > Bedrijfsgegevens op het tabblad Instellingen aangevinkt Afgehandelde taak altijd opnemen in dossier, dan wordt de taak automatisch opgeslagen in het dossier van de soort die in de taak staat.
Type campagne	U kunt een planning aan een campagne koppelen. In dit veld kiest u aan welk type campagne u deze taak wilt koppelen. U kunt kiezen uit: Beheer campagne Commerciële campagne Meer informatie over de verschillende soorten en typen campagnes leest u in het onderdeel Campagnemanagement.
Type selectie	Als u een type campagne heeft gekozen, kiest u in dit veld het type selectie dat u aan de campagne koppelt. Het type selectie is bijvoorbeeld van invloed op de documenten die u aan uw relaties verzendt. U kunt kiezen uit: Contract Relatie
Volledige omschrijving	In dit veld kunt u een uitgebreide beschrijving geven van de planning. U kunt bijvoorbeeld de beoogde workflow beschrijven. Gebruik de toetscombinatie Shift+Enter om een nieuwe regel in uw beschrijving te maken. De omschrijving wordt getoond op het tabblad Mededelingen bij het opvragen van de taak bij een relatie of een assurantie contract.
Taken	In deze box voegt u de taken (planningonderdelen of planningregels) toe aan de planning. Zie ook het onderwerp Nieuwe planning inrichten. De volgorde waarin u de taken toevoegt maakt niet uit.

Toelichting venster Muteren planningregel

Aan een planning voegt u taken toe, zoals is beschreven in het onderwerp Nieuwe planning inrichten. Deze worden planningregel genoemd. U definieert een planningregel in het venster Muteren planningregel. In dit onderwerp vindt u een toelichting op de velden van dit venster.

SNAG-0184

Veld	Toelichting
Bedrijf	Dit veld wordt automatisch gevuld met de gegevens van het bedrijf waarvoor u de planningsregel inricht.
Behandelen door	U kiest hier of u de planningregel door een (bepaalde) medewerker of een afdeling wilt laten behandelen. U kunt kiezen uit: Afdeling Afdeling Frontoffice (alleen als u dit heeft ingericht) Afdeling subkantoor (alleen als u dit heeft ingericht) Medewerker Medewerker Frontoffice (alleen als u dit heeft ingericht) Medewerker subkantoor (alleen als u dit heeft ingericht)
Afdeling	U selecteert hier de afdeling die de planningregel moet behandelen, of de afdeling waaraan de medewerker is gekoppeld die de planningregel moet behandelen, of u laat het veld leeg als u de planningregel alleen aan een medewerker wilt koppelen.
Medewerker	Als u in het veld Behandelen door heeft gekozen voor Medewerker, Medewerker Frontoffice of Medewerker subkantoor, kiest u hier de medewerker die de taak moet behandelen. U mag het veld leeg laten.
Uiterste termijn (dagen)	U kunt een planningregel een 'deadline' geven. Dat geeft u aan met de uiterste termijn. De deadline is: datum van het aanmaken van de planningregel + aantal dagen uiterste termijn Om de planningregel goed te kunnen afhandelen, is het belangrijk dat er voldoende tijd zit tussen de aanvangstermijn en de uiterste termijn. U ziet de berekende datum terug in het veld Deadline van een taak.
Aanvangstermijn (dagen)	Een planningregel wordt in het taakoverzicht opgenomen. Datum waarop dit gebeurt is: datum van het aanmaken van de planningregel + aantal dagen van de aanvangstermijn. Als u het veld leeg laat, wordt de planningregel direct bij aanmaken op het taakoverzicht geplaatst.
Korte omschrijving	Dit veld gebruikt u om de planningregel een duidelijke naam te geven.
Direct aanmaken	Als u dit veld aanvinkt, wordt de planningregel direct aangemaakt. Als u het veld leeg laat, wordt de regel pas aangemaakt via een planningresultaat, later in de workflow. Let op! In de taakregel waarmee u de workflow wilt beginnen, moet u dit veld aanvinken. In elke planning moet bij minimaal één planningregel dit veld zijn aangevinkt.
Verplicht	U vinkt dit veld aan als de taakregel verplicht moet worden uitgevoerd. Als de planning wordt afgehandeld, wordt gecontroleerd of deze verplichte planning is uitgevoerd.
Altijd taakregel openen	Als een taak vanuit een evenement wordt aangemaakt en u heeft dit veld aangevinkt, zal deze taak worden getoond met de eventuele vervolgtaken.
Volledige omschrijving	In dit veld kunt u een uitgebreide beschrijving geven van de planningregel. U beschrijft bijvoorbeeld wat degene die de taak behandelt moet doen. Gebruik de toetscombinatie Shift+Enter om een nieuwe regel in uw beschrijving te maken.

Op het tabblad Planning resultaat voegt u het verloop van de workflow toe. Zie de onderwerpen Nieuwe planning inrichten en Toelichting venster Planning resultaat.

Toelichting venster Planning resultaat

In het venster Planning resultaat legt u vast wat er in de planning moet gebeuren als voor een bepaald resultaat wordt gekozen bij het afhandelen van een planningregel. U kiest eerst in het venster Info welk resultaat u voor deze planningregel gaat inrichten.

Het venster Planning resultaat ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit:

Venster Planning resultaat, positief

Veld	Toelichting
Resultaat	Dit veld wordt gevuld met de gegevens van het resultaat dat u in het venster Info heeft gekozen.
Oude taak afhandelen	Als u dit veld aanvinkt, worden taak en taakregel (planning en planningregel) afgehandeld. Als dit resultaat een vervolg moet hebben, laat u het veld leeg. Alleen in de planningregels waarmee u een planning wilt afronden, plaatst u hier een vinkje. Zie ook de tabel na de toelichting.
Openstaande taakregels verwijderen	U plaatst in dit veld een vinkje als u alle taakregels van de planning wilt afhandelen (en verwijderen). Alleen in de planningregels waarmee u een planning wilt afronden, plaatst u hier een vinkje. Zie ook de tabel na de toelichting. De verwijderde taakregels/planningregels kunt u niet in de afgehandelde taak raadplegen.
Campagne resultaat	Als u de planning aan een campagne koppelt, kunt u bij het afhandelen van de planningregel de status van de campagne aanpassen. U kiest in dit veld de status die de campagne bij het afhandelen moet krijgen.
Planning vervolg	Als u een vervolg wilt maken, moet het veld Oude taak afhandelen leeg zijn. Zie verder het onderwerp Volgorde planningregels vastleggen.

Overzicht van de mogelijkheden

Oude Taak Afhandelen = Ja	Openstaande taakregels verwijderen = Ja	alle nog niet afgehandelde taakregels met hetzelfde taaknummer worden verwijderd. De afhandeldatum in de taak wordt gevuld met de systeemdatum.
Oude Taak Afhandelen = Ja	Openstaande taakregels verwijderen = Nee	alle nog niet afgehandelde taakregels worden afgehandeld. De afhandeldatum in deze taakregels en in de taak worden gevuld met de systeemdatum.
Oude Taak Afhandelen = Nee	Openstaande taakregels verwijderen = Ja	alle nog niet afgehandelde taakregels worden verwijderd.
Oude Taak Afhandelen = Nee	Openstaande taakregels verwijderen = Nee	alle nog niet afgehandelde taakregels blijven openstaan.