Etiketten maken

Etiketten maken u niet rechtstreeks in Scenario Assurantie, maar wel met selecties in Scenario Assurantie. In Microsoft Office Word voegt u het aangemaakte ASCII-bestand samen met het gewenste etiketformaat. Om etiketten te maken is kennis van Microsoft Office Word noodzakelijk.

Etiketten maakt u met de samenvoegfunctie van Word 2007/2010. Daarbij gebruikt u de uitvoer van de selectie als gegevensbestand. Uitgebreide informatie over invoegvelden en samenvoegen vindt u in de documentatie van Microsoft Word. Hieronder is een voorbeeld uitgewerkt voor het maken van adresetiketten.

1. Definieer op de gebruikelijke wijze vanuit Bureau > groep Selecties > Selecteren een selectiedefinitie.

   In de meeste gevallen zult u per relatie een etiket willen maken. U begint dan dus vanuit de entiteit Relatie met de selectiedefinitie.

2. Voer de selectiedefinitie uit als ASCII-bestand: Selectie > Uitvoeren als > ASCII-bestand.

   In het ASCII-bestand neemt u de volgende velden op:

   Voorletters Tussenvoegsels Naam Straat Huisnummer

   Toevoeging Locatie Postcode Plaats

3. Sla het bestand op en noteer de locatie.
4. Start Word op buiten Scenario Assurantie om. Er verschijnt standaard een blanco Word-document.
5. Kies in het menu van Word voor Verzendlijsten > groep Afdruk samenvoegen starten > Afdruk samenvoegen starten > Etiketten. Het venster Opties verschijnt.

   

6. Selecteer het etikettype dat u gebruikt. Dit nummer kunt u gewoonlijk terugvinden op de doos waarin de etiketten worden geleverd. Controleer eventueel de etiketgegevens linksonder in het venster.
7. Klik op OK.
8. Kies in het lint van Word voor groep Afdruk samenvoegen starten > Adressen selecteren > Bestaande lijst gebruiken. Het venster Gegevensbron selecteren verschijnt.
9. Selecteer het gegevensbestand met de adresgegevens uit Scenario Assurantie
10. Klik op de knop Openen.

    Optioneel: Kies deze stap alleen wanneer u de adressenlijst wilt bewerken vóórdat u de etiketten samenvoegt. Denk aan denken een andere sortering of een filtering. Sla dit punt over wanneer u zonder bewerking de adressenlijst wilt gebruiken.

    1. Kies in de groep Afdruk samenvoegen starten voor de knop Adressenlijst bewerken. Het venster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen verschijnt.
    2. Geef de gewenste bewerking mee.
    3. Klik op OK.
11. Kies in het lint voor Verzendlijsten > groep Velden beschrijven en invoegen > Samenvoegvelden invoegen:

    Het venster Samenvoegveld invoegen verschijnt.

    

12. Selecteer een veld dat u wilt afdrukken en klik op Invoegen.
13. Herhaal dit voor alle velden die u wilt invoegen.
14. Klik op Sluiten wanneer u alle velden heeft ingevoegd.
15. Rangschik de velden in het Word-document. Bijvoorbeeld als onderstaand:

    

    • Achter het veld Volledige naam staat een Enter.
    • Tussen de velden van het adres staat steeds een spatie.

    Of spaties en enters op de juiste plaats staan, controleert u met het onderwaterscherm. Klik daarvoor op (tabblad Start)

16. Kies in het lint van Word voor Verzendlijsten > groep Velden beschrijven en invoegen > Etiketten bijwerken.

    De etiketten worden allemaal bijgewerkt. Dit kan even duren.

17. In de groep Voorbeeld van het resultaat kunt u met de knop Voorbeeld van het resultaat bekijken hoe uw etiketten eruit zullen zien.

    

    Met de blauwe pijlen kunt u door de etiketten bladeren.

18. Kies voor Verzendlijsten > groep Voltooien > Voltooien en samenvoegen > Documenten afdrukken. Het venster Samenvoegen naar printer wordt geopend.
19. Klik op OK. De etiketten worden afgedrukt.