Selectie uitvoeren als ASCII-bestand t.b.v. Excel

In dit onderwerp leest u hoe u een bestaande (standaard) selectie als ASCII-bestand kunt uitvoeren. Het ASCII-bestand kunt u in veel programma's gebruiken. U kunt het bijvoorbeeld in Excel openen, dit doet u als volgt:

1. Kies in het lint voor Bureau > groep Selecties > Selecteren.
2. Kies Bestand > Openen.
3. Selecteer de selectie die u wilt gebruiken.
4. Klik op OK.
5. Klik op de knop Uitvoeren Het venster Selectie - Kies uitvoervelden verschijnt.

   

6. Selecteer in de box Entiteit het juiste startpunt.
   • Dubbelklik op de om een startpunt uit te klappen en de onderliggende startpunten te zien.
   • De uitvoervelden die onder een startpunt vallen, ziet u in de box Beschikbare uitvoervelden.
7. Selecteer het uitvoerveld dat u wilt gebruiken en klik op Voeg toe ->.
   • U kunt alle velden in een entiteit in één keer toevoegen door op Toevoegen ->> te klikken.
8. U ziet het geselecteerde uitvoerveld in de box Geselecteerde uitvoervelden.
   • Onterecht toegevoegd uitvoerveld verwijdert u door op <- Wis te klikken.
   • Met de knop <<- Wissen verwijdert u alle eerder gekozen uitvoervelden.
   • Kies een geselecteerd uitvoerveld en klik op <- Herkomst. U ziet dan het startpunt waaruit het geselecteerde uitvoerveld afkomstig is. U kunt zo eenvoudig meer beschikbare uitvoervelden uit dat startpunt kiezen.
9. Voeg eventuele beperkingen toe. Dit is beschreven in het onderwerp Beperkingen.
10. Herhaal dit voor de overige uitvoervelden.
11. Klik op OK. Het venster Selectie - Kies sortering uitvoer verschijnt.

    

12. Selecteer in de box Mogelijke sorteervelden het uitvoerveld waarop u wilt sorteren. U moet minimaal één sorteerveld kiezen.
13. Klik op de knop Voeg toe ->. Het geselecteerde veld wordt verplaatst naar de box Sorteren op de velden (max. 8).
14. Voeg eventueel nog een sorteerveld toe. De volgorde is bepalend voor de wijze van sortering: op het eerst toegevoegde veld wordt eerst gesorteerd.
    • Als u Excel gebruikt voor een verdere verwerking van de gegevens, is het voldoende om één sorteerveld te kiezen.
    • Standaard wordt oplopend gesorteerd.
    • Selecteer rechtsonder het keuzerondje Aflopende sortering om de sortering om te draaien.
    • U kunt maximaal acht sorteervelden kiezen.

      In de praktijk zal het zelden nodig zijn om meer dan twee sorteervelden te gebruiken. U maakt bijvoorbeeld een selectie-uitvoer gesorteerd op verzekeraar, branche en dekking. Daarbinnen heeft het geen zin meer om nog een sortering te maken op netto premie of verzekeringnemer.

    • De velden die u niet als sorteerveld opneemt, worden wel in de uitvoer meegenomen, maar er wordt niet op gesorteerd.
15. Klik op OK. Het venster Selectie - Uitvoeren naar ASCII-bestand wordt geopend.

    

16. Vink het veld Veldnamen weergeven aan als u in uw uitvoerbestand een eerste regel wilt opnemen waarin namen van de uitvoervelden staan. Zo ziet u snel de betekenis van een veld.
17. Vink het veld Kolommen met spaties uitlijnen aan als u in uw uitvoerbestand alles onder elkaar uitgelijnd wilt opnemen. Als u uw uitvoer gebruikt voor etiketten moet u géén vinkje plaatsen.
18. Vink het veld ASCII bestand met Kladblok openen aan als u het ASCII-bestand gelijk in Kladblok wilt zien.
19. Geef in het veld Veld-scheidingsteken aan met welk teken de velden in het ASCII-bestand wilt scheiden van elkaar. Om het bestand in Excel in te lezen, kunt u het beste de ; kiezen.
20. Vink het veld Beperking aanvullen met selectiecriteria aan om overvloedige informatie te voorkomen. Zie het onderwerp Beperkingen.
21. Klik op OK. De selectie wordt uitgevoerd als ASCII-bestand. Is de selectie gereed, dan verschijnt het venster Selectie - Telling aantal voorkomens.
    • Is het Aantal voorkomens in selectie kleiner dan Aantal voorkomens in uitvoer dan betekent dit dat u uitvoervelden heeft geselecteerd waarvan bij uw relatie meer voorkomens aanwezig zijn.

      Bijvoorbeeld: wanneer u het telefoonnummer opneemt als uitvoerveld, dan worden in uw ASCII-bestand, als u bij een relatie twee telefoonnummers heeft genoteerd, twee regels van de betreffende relatie opgenomen. Elke regel bevat een ander telefoonnummer.

    • Is het Aantal voorkomens in selectie groter dan Aantal voorkomens in uitvoer dan betekent dit dat u uitvoervelden heeft geselecteerd waarop u een beperking heeft opgenomen.

      Bijvoorbeeld: neemt u het telefoonnummer op als uitvoerveld en voegt u daarop een beperking toe, zoals Type telefoon = mobiel, dan worden in dat geval alleen die relaties in uw ASCII-bestand opgenomen waarvan een mobiel telefoonnummer is ingevoerd. In dit voorbeeld had u beter een selectie kunnen maken voor Alle relaties waarvoor geldt dat Type telefoon = mobiel.

22. Klik op OK.
23. Vul in het venster Opslaan als het veld Bestandsnaam met een naam voor het ASCII-bestand.

    Geef de bestandsnaam de extensie .csv mee in plaats van .txt, om het bestand automatisch in Microsoft Office Excel te openen. De kolommen zijn dan al gescheiden. Hiervoor moet in de mapopties van Windows het bestandstype .csv gekoppeld zijn aan Microsoft Office Excel.

24. Noteer de naam en locatie waar u het bestand opslaat. Dit kunt u later nog nodig hebben.
25. Klik op de knop Opslaan.

    

    De selectie wordt geopend.