Eigen tekst invoeren met variabele velden

In het voorbeeld wordt de volgende tekst opgenomen:

• Een lijst van alle e-mailadressen die u van een relatie in Scenario Assurantie heeft geregistreerd
• Het standaard e-mailadres
• Een afwijkende tekst wanneer er geen enkel e-mailadres is geregistreerd: "Van u is geen e-mail adres bekend. Om u beter van dienst te kunnen zijn, zouden wij graag een e-mailadres van u willen ontvangen. U kunt hiermee bijvoorbeeld gebruik maken van de digitale polismap."
• De vraag aan te geven welk e-mailadres het standaard e-mailadres moet worden als u meer dan één e-mail adres heeft geregistreerd, maar geen enkel e-mail adres het standaard e-mailadres is.

Het moet er als volgt uit gaan zien:

• Het e-mailadres haalt u uit de relatie gegevens
• De tekst erachter is de omschrijving van het betreffende e-mailadres:

  

1. Typ de vaste tekst in de tekst lay-out:

   

2. Plaats de cursor achter de dubbele punt en druk op Enter.

   Op de lege regel die u heeft aangemaakt moet het e-mailadres komen en de omschrijving ervan. De cursor staat aan het begin van de lege regel.

3. Activeer het venster Veld Invoegen vanaf de taakbalk.

   

   Omdat de tekst lay-out van het Type product Relatiegegevens is, wordt het venster Veld Invoegen geopend bij het bestand Relatie.

4. Scroll in de box Bestanden naar beneden tot u het bestand E-mail adressen heeft gevonden. Wilt u andere velden in een tekst lay-out gebruiken dan in dit voorbeeld, dan moet u deze zelf zoeken.
5. Selecteer het bestand E-mail adressen.

   

   In de box Velden worden de velden van het bestand getoond. Dit zijn de velden van het venster E-mailadres van de relatie.

   • De veldnamen staan op alfabetische volgorde
   • Het vinkveld Standaard e-mailadres staat in het bestand E-mail adressen aangegeven als CORRESPONDENTIE JN.

     Er zijn verschillende velden waarvan de naam in het venster afwijkt van de naam in de bestanden.

6. Selecteer het veld EMAIL ADRES.
7. Klik op de knop invoegen.

   Het veld wordt geplaatst waar de cursor in het Word document stond:

   

   U kunt de plaats van het volgende veld nauwkeurig bepalen. In het voorbeeld is ervoor gekozen eerst alle velden in de brief te plaatsen en daarna de opmaak te doen.

8. Activeer het venster Veld Invoegen.

   Dit venster staat nog open op het bestand E-mail adressen.

9. Selecteer het veld OMSCHRIJVING.
10. Klik op de knop invoegen.

    Het veld OMSCHRIJVING wordt direct achter veld EMAIL ADRES geplaatst.

Het standaard e-mail adres is ook een e-mail adres uit hetzelfde bestand. U gebruikt hiervoor hetzelfde veld als hierboven. Later voegt u de voorwaarden voor het afdrukken toe.

1. Plaats de cursor achter het woord is, waar het standaard e-mailadres geplaatst moet worden.
2. Voeg met behulp van het venster Veld Invoegen het veld EMAIL ADRES nogmaals toe.

   Uw tekst ziet er nu als volgt uit:

   

Wanneer u nu de brief zou aanmaken, krijgt u het volgende te zien:

• Als er geen e-mailadres bij de relatie is ingevuld, ziet u een lege regel. Dit lost u op met een test op bestand.
• Als er meer dan één e-mailadres is geregistreerd, wordt alleen het eerst ingevoerde e-mailadres afgedrukt. De andere e-mailadressen ziet u in het document niet terug. Dit lost u op door een herhaling toe te passen.
• Het eerste ingevoerde e-mailadres komt bij standaard e-mailadres te staan, ook als voor dat e-mailadres het veld Standaard e-mailadres niet is aangevinkt. Dit lost u op met een test op veld.