Tekst opmaken met kolommen

U kunt de tekst lay-out opmaken met tabellen of met kolommen. Het gebruik van kolommen is hieronder beschreven. Met kolommen kan de tekst uit de lay-out er bijvoorbeeld als volgt uit komen te zien:

1. Open de tekst lay-out.
2. Typ de vaste tekst en voeg het veld {EMAIL ADRES} in op de eerste positie:

   

3. Bepaal waar u het veld {OMSCHRIJVING} wilt plaatsen.

   Dit geeft u aan in de lineaal van Word. Kies de positie zo, dat de waarde van het veld {EMAIL ADRES} past in de eerste kolom. Let op dat de waarde van dit veld, bijvoorbeeld agerbeek@hotmail.com, in de meeste gevallen langer is dan de naam van het veld.

   1. Klik in Word, boven de verticale schuifbalk, op om de liniaal zichtbaar te maken.
   2. Klik met de rechtermuisknop in de liniaal op de exacte positie waar het veld moet komen.

      Er wordt een teken op de liniaal geplaatst waar u heeft geklikt:

      

      Dit is de tabulatie.

   3. U kunt het teken eventueel verplaatsen door het met de linkermuisknop ingedrukt aan te klikken en te verschuiven.
   4. Voeg meer tabulaties toe wanneer u meer kolommen wilt gebruiken. In het voorbeeld is dit niet van toepassing.
4. Plaats de cursor achter het veld {EMAIL ADRES}.
5. Druk éénmaal op de Tab-toets. De cursor verplaatst naar de op de liniaal aangegeven positie.

   

6. Voeg het veld {OMSCHRIJVING} in op de gebruikelijke manier.

   Wanneer u gebruik maakt van meer kolommen, drukt u steeds éénmaal op Tab en voegt u een veld toe. U kunt de volgende stap pas uitvoeren als alle velden op de juiste positie zijn toegevoegd. Bij lange veldnamen kan het voorkomen dat de velden niet onder het tabulatieteken in de liniaal staan. Wanneer u de posities juist heeft aangegeven en niet meer dan één tab gebruikt, komen ze in het uiteindelijke document wel op de juiste plaats te staan.

7. Selecteer de regel met het e-mailadres en de omschrijving.
8. Voeg een herhaling op het bestand E-mail adressen toe. Zie ook het onderwerp Herhaling toepassen in een tekst lay-out. Dit deel van de tekst lay-out ziet er nu als volgt uit:

   

   • Het veld {EMAIL ADRES} lijkt te zijn versprongen. Omdat het veld {Herhaal E-mail adressen} geen af te drukken inhoud bevat, wordt het veld op de {EMAIL ADRES} toch op de eerste positie van de regel afgedrukt.
   • De ruimte tussen de velden {EMAIL ADRES} en {OMSCHRIJVING} lijkt erg klein te zijn geworden. Omdat het veld {EMAIL ADRES} toch op de eerste positie van de regel zal beginnen, blijft de tussenruimte zoals u deze eerder had gedefinieerd. Dat is in het voorbeeld: vanaf de laatste positie van de waarde van het veld {EMAIL ADRES} staat de waarde van het veld {OMSCHRIJVING} één tab naar rechts.
9. Selecteer de herhaling en de velden en pas een test op bestand toe.

   U ziet dat door het toevoegen van het Test-veld de opmaak geheel verschoven is.

   

   • Druk op Ctrl + Shift + 8. Zo kunt u zien waar u een tab heeft toegevoegd. U ziet dit als een pijltje. U kunt zo zien of er inderdaad steeds één tab is gebruikt. Nogmaals Ctrl + Shift + 8 gebruiken geeft het normale beeld weer.
   • Het eerste veld na de eerste tab komt in het document op de positie van de eerste tabulatie te staan.
   • Maak een test-document wanneer u vermoedt dat de posities van de kolommen niet correct zijn. In dit stadium is het in de tekst lay-out moeilijk te zien of deze goed is opgemaakt met kolommen.
   • Alleen wanneer de waarde van het veld {EMAIL ADRES} te lang is, verspringt de omschrijving:

     

     De omschrijving verschuift naar de eerstvolgende standaard tabulatie in Word.

Op bovenstaande wijze kunt u uw documenten opmaken om bijvoorbeeld dekkingen of bedragen uitgelijnd onder elkaar te zetten. Voorbeelden hiervan zijn de standaardbrieven voor het Intern klantoverzicht.