Stappen bepalen

Voordat u de planning of workflow inricht, bepaalt u de stappen die daarin moeten voorkomen. U kunt dit als volgt doen:

1. Zorg dat u de rode draad van de planning kunt benoemen. Deze rode draad kunt u als een tijdslijn zien en ook zo tekenen.
   • Voorbeeld: het afsluiten van een nieuwe autoverzekering.
2. Bepaal wat het beginpunt is, en wat het eindpunt.

   Het beginpunt bepaalt bij welke actie u de planning start. Het eindpunt bepaalt wanneer u de planning afsluit.

   • In het voorbeeld is het beginpunt het moment dat uw klant kenbaar maakt dat hij een autoverzekering nodig zal hebben.
   • Het eindpunt is in het voorbeeld het moment waarop uw klant daadwerkelijk met een polis en een groene kaart in zijn auto kan stappen.
3. Bepaal welke stappen u moet nemen om van het begin- tot het eindpunt te kunnen komen. Het kan zijn dat u bepaalde stappen buiten Scenario Assurantie neemt. Rangschik de stappen op de tijdlijn.
   • U vraagt een offerte aan bij de maatschappijen.
   • U geeft uw klant enige bedenktijd om de offertes te bekijken.
   • U sluit een verzekering af voor de klant, ingaande op de dag dat de auto wordt gekocht.
   • U moet, zodra de auto is gekocht, nog documenten van uw klant ontvangen.
   • De verzekeraar correspondeert via u. U moet wachten op de polis en de groene kaart.
   • U stuurt de documenten naar de klant.
4. Ga na welk resultaat welke vervolgstap aanstuurt. Welke andere resultaten zijn bij een stap mogelijk, en welke vervolgstappen zijn daarbij nodig? Noteer dit ook in de tijdlijn.
   • Uw klant besluit misschien na de uitgebrachte offertes elders een verzekering af te sluiten. U wilt hem na een jaar nog eens te benaderen met een aanbieding.
5. Het kan voorkomen dat er een maximum aantal dagen ligt tussen het uitvoeren van twee stappen. Dit moet u met een deadline inrichten. Ga na of er deadlines nodig zijn in uw planning.
   • Uw klant mag niet onverzekerd rijden. Er is een wettelijke termijn waarop de verzekering aangemeld moet zijn bij de RDW.
6. Het kan voorkomen dat er een minimale tijd nodig is tussen het uitvoeren van twee stappen. Dit kunt u opgeven in de aanvangsdatum. Ga na of dit in uw planning van toepassing is.
   • U heeft een aanbieding waarbij u een half jaar na het afsluiten van de autoverzekering de klant een relatiegeschenk aanbiedt, mits er geen schade is geweest in de tussenliggende periode.
7. Bepaal wie een stap van de planning uit moet voeren. Dit kan een medewerker zijn of een afdeling. Als een externe partij een stap uit moet voeren, bepaal dan wie de uitvoering vanuit uw kantoor aanstuurt.

Uw planning kan er uiteindelijk als volgt uit zien: