Afdelingen inrichten

Alleen beschikbaar bij Scenario Assurantie SL, SX en Volmacht

U richt afdelingen in voor zover deze nog niet door DIAS Software zijn ingericht. In de afdelinggegevens legt u een deel van de autorisaties van uw medewerkers vast. Bovendien gebruikt u de afdelingsgegevens wanneer u uitgebreide gegevens van een ingelogde medewerker wilt meenemen in de correspondentie, zoals bijvoorbeeld het directe telefoonnummer.

Standaard is in Scenario Assurantie de afdeling Systeembeheer ingericht. Andere afdelingen waar u aan kunt denken bij de inrichting:

• De afdelingen Binnendienst en Buitendienst
• Afdeling Financiële administratie
• Frontoffice en Backoffice
• Postkamer
• Afdeling applicatiebeheer
• Afdelingen Schade en Leven
• Aparte afdelingen voor de Volmacht

De afdelingen richt u op de volgende manier in:

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Organisatie > Bedrijfsgegevens. Het venster Muteren bedrijfsgegevens wordt geopend.
2. Selecteer het juiste bedrijf.
3. Activeer het tabblad Indeling.
4. Activeer de box Afdelingen en kies voor Toevoegen. Het venster Muteren afdelingen verschijnt.

   

   Voor een toelichting op de velden zie het onderwerp Velden venster Muteren afdelingen.

5. Geef de afdeling een onderscheidende naam in het veld Afdeling.
6. Vul de voor u beschikbare vinkvelden in. Er moet minimaal één afdeling zijn die een optie uit mag voeren. Als u geen afdeling inricht voor een optie, dan is de functionaliteit in Scenario Assurantie voor uw organisatie niet beschikbaar.
7. Activeer de box De volgende medewerkers werken op de afdeling.
8. Kies voor Toevoegen. Er wordt een Info-venster geopend.
9. Seleer de medewerker die u aan de afdeling wilt koppelen.

   Als er nog geen medewerkers zijn ingericht, maakt u deze aan door de knop Toevoegen te kiezen. De procedure voor het toevoegen van een medewerker is beschreven in het onderwerp Medewerkers toevoegen.

10. Klik op de knop Kies. Het venster Muteren afdelingmedewerkers wordt geopend.

    

    • Kies de functie die deze medewerker op de betreffende afdeling heeft.
    • Voer waar nodig de overige gegevens in.

    De gegevens die u hier invoert, kunt u later gebruiken om op te nemen in de correspondentie. Alleen op deze manier kunt u het rechtstreekse telefoonnummer en de functie van de medewerker in een brief opnemen.

11. Sla de gegevens op met Bewaar.

    Tip

    Door in de groep Hulpmiddelen te kiezen voor Opties > Dossier, kunt u dossiers van een afdeling beheren. In afdelingsdossiers kunt u bijvoorbeeld algemene afdelingsafspraken opnemen. U kunt dergelijke documenten als extern document toevoegen aan het dossier.