Uitvoeren proefprolongatie Volmacht

In dit onderwerp staat beschreven hoe u de proefprolongatie uitvoert. Omdat u als gevolmachtigde zelf verantwoordelijk bent voor de gegevens in de prolongatie, is het essentieel dat u de proefprolongatie uitvoert en nauwkeurig controleert.

Om de proefprolongatie te starten volgt u onderstaande stappen.

Kies in het lint voor Contracten > groep Prolongatie > Volmacht > Proefprolongatie. Het venster Overzicht te prolongeren volmacht maatschappijen verschijnt.
Selecteer de juiste prolongatiemaand en maatschappij.
Het kan zijn dat voor de gekozen prolongatiemaand geen indexcijfers zijn ingevoerd. U krijgt hiervan dan een melding te zien achter het veld Prolongatie-fase.
Volledige melding: Let op, voor de huidige prolongatiemaand zijn niet alle indexcijfers ingevoerd. Wanneer deze niet worden ingevoerd worden automatisch de indexcijfers van de laatst ingevoerde maand gebruikt.
Wanneer u de proefprolongatie volmacht start krijgt u de melding:

Er zijn nieuwe meldingen geregistreerd.
- Klik op OK.
Op het tabblad Meldingen ziet u de lijst met meldingen voor de geselecteerde prolongatieperiode:

In deze box kunt u de volgende selectiecriteria toepassen:

De meldingen kunt u raadplegen of wijzigen. Dit ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Vink het veld Afgehandeld aan als u het probleem heeft opgelost en u de melding niet meer in het venster wilt zien.
Nadat u een prolongatiemaand hebt geselecteerd, worden in de box alle maatschappijen getoond waarvan u een volmacht hebt en waarvoor de proefprolongatie nog dient te worden uitgevoerd of al is uitgevoerd. In het laatste geval kunt u de proefprolongatie eventueel opnieuw uitvoeren, zie ook het onderwerp Oplossen opgetreden problemen tijdens de proefprolongatie.
De Status prolongatie kan zijn:
- Initieel
  Bij de status initieel zijn er contracten die volgens Dias prolongeren en is er nog geen proefprolongatie uitgevoerd.
- Voorbereiding
  Bij deze statuscode is al een proefprolongatie uitgevoerd.
Meer informatie over de handelingen vindt u in het onderwerp Proefprolongeren (zonder ADN).
Alleen contracten die Definitief en Actief zijn én waarvoor de prolongatiedatum in de opgegeven prolongatiemaand ligt komen in aanmerking voor prolongatie.
Voor elk contract dat prolongeert wordt tijdens de proefprolongatie een voorlopige, niet definitieve contractversie aangemaakt. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vier verschillende typen prolongatie, te weten:
- Prolongatie expiratie
  De expiratiedatum van het contract is bereikt en het contract wordt niet verlengd.
- Prolongatie tariefaanpassing
  De premievervaldatum óf de hoofdvervaldatum is bereikt en het contract is geselecteerd voor een premieronde.
- Prolongatie hoofdvervaldatum
  De hoofdvervaldatum van het contract is bereikt en het contract is niet geselecteerd voor een premieronde op hoofdvervaldatum. Of de expiratiedatum van het contract is bereikt en het contract wordt verlengd.
- Prolongatie termijn
  De premievervaldatum van het contract is bereikt en het contract is niet geselecteerd voor een premieronde op de premievervaldatum.
Tijdens de proefprolongatie worden verschillende deelprocessen uitgevoerd. Of een deelproces wel of niet wordt uitgevoerd is onder andere afhankelijk van het type prolongatie.
De volgende deelprocessen worden onderscheiden binnen het volmacht proefprolongatie proces:
Deze deelprocessen zijn in de betreffende onderwerpen beschreven.

Als in het contract is aangegeven dat de premie handmatig is ingegeven, vinden de deelprocessen niet plaats. Een contract waarbij de premie door u handmatig is aangepast zal prolongeren met deze aangepaste premie. Er vindt dus geen premieberekening meer plaats voor dergelijke contracten. Het contract loopt gewoon mee in de definitieve prolongatie. In de uiteindelijke boeking komt dus de aangepaste premie te staan. Een uitzondering betreft het bijwerken van de no-claim/bonus-malus regeling, deze vindt namelijk wel plaats.
Bij een prolongatie van het type Prolongatie expiratie, Hoofdvervaldatum of Tariefaanpassing wordt altijd een nieuwe versie van het contract aangemaakt. De gewijzigde gegevens als gevolg van hierna beschreven deelprocessen worden dus opgeslagen in een nieuwe versie van het contract. Door deze handelwijze is de "oude" situatie altijd terug te vinden via de contracthistorie.

Bij een prolongatie van het type Prolongatie termijn worden de deelprocessen niet uitgevoerd. Uitzondering hierop zijn de volgende situaties:
- De versie van de verdeling wijzigt.
- Het percentage pakketkorting wijzigt.
- Een agentregeling, waarbij de agent zorgdraagt voor de incasso, wordt beëindigd. In dit geval wordt de incasso teruggezet op Incasso door tussenpersoon. De agent wordt als contractpartij uit het contract gehaald.