Verschillen tussen de subadministratie en balans

In Scenario Assurantie is een controle in de programmatuur opgenomen die het proces van fiatteren van borderellen bewaakt. Hiermee wordt getracht de borderelgegevens vast te leggen als in het fiatteringsproces iets niet goed is verlopen. De gebruiker zal hiervan een melding op het scherm zien verschijnen. Zie hiervoor het onderwerp Melding: Balans/borderel uit evenwicht.

Een foutief verlopen fiattering kan (hoeft niet altijd) leiden tot het verliezen van de aansluiting en/of tot een balans die uit evenwicht is. Het is belangrijk deze situatie altijd aan DIAS Software te melden, zodat direct de juiste maatregelen kunnen worden genomen om verschillen te voorkomen. Hiermee voorkomt u dat u later veel werk heeft aan het uitzoeken van de verschillen.

Aansluiting bestaat doordat van elke boeking in Scenario Assurantie op een subadministratie ook een grootboekmutatie wordt gemaakt voor het bedrag van de subadministratie op de grootboekrekening van de subadministratie; zoals gewone assurantieboekingen, losse posten debiteur/crediteur financieel en dergelijke.

Vanuit één handeling ontstaat enerzijds een financiële post (subadministratie) en anderzijds een grootboekmutatie; elk voor een gelijk bedrag. Het zal duidelijk zijn dat door het verrichten van eenzijdige boekingen, dus alleen op de subadministratie of alleen in het grootboek, het evenwicht tussen beiden wordt verstoord. Het rechtstreeks boeken op de grootboekrekening van een subadministratie, via bijvoorbeeld dagboek memoriaal of beginbalans, wordt dan ook zeer sterk afgeraden.

Verschillen in uw financiële administratie kunnen diverse oorzaken hebben. Onderstaand een overzicht van vragen waarmee veel voorkomende situaties gecontroleerd worden.

• Is alles geboekt?
• Is alles gefiatteerd?
• Is alles ingelezen en verwerkt in het (externe) grootboek?

  Inlezen in uw externe grootboekprogramma doet u via Financieel > groep Boekhouding > Grootboek > Grootboekkoppeling

• Zijn er storingen of foutmeldingen geweest?
• Wanneer klopten de cijfers nog wel?
• Is de beginbalans juist? Is deze in evenwicht en zijn eventuele correcties gefiatteerd?
• Sluit de betreffende grootboekkaart aan met het saldo van de rekening op de beginbalans?
• Sluit die ook aan met de eindbalans van het vorige jaar?
• Is er rechtstreeks geboekt op rekeningen via dagafschrift of memoriaal?
• Is er rechtstreeks geboekt op rekeningen (beginbalans correcties) die aan een subadministratie of dagboek hangen?