Budgetbewaking in een product voor diensten zonder vast tarief

Met de module Urenadministratie registreert u het aantal uren dat op een bepaalde dienst (contract van het type Dienst) is geboekt. Doordat u in een dienstproduct zonder vast tarief aangeeft

• wat het geplande aantal uren is
• wat de tolerantie ten opzichte van het geplande aantal uren is

bewaakt u of de geplande uren en de geboekte uren overeenkomen of binnen de tolerantie blijven. Wanneer het aantal geboekte uren de tolerantiegrens bereikt, ziet u meldingen waarin u gewaarschuwd wordt voor het overschrijden van het aantal geplande uren.

Bijvoorbeeld:

• Het aantal geplande uren bij een bepaalde dienst is 20.
• De tolerantie is voor die dienst 10%. Dat zijn 2 uren in dit voorbeeld.

  Om te voorkomen dat u in één keer over het geplande aantal uren gaat, kunt u een percentage invoeren dat het gemiddelde van uw ononderbroken werkzaamheden is. Als u voor een bepaalde soort dienst vaak 4 uur achtereen werkt, kunt u het beste het percentage zo kiezen dat het 4 uur of meer is.

• Wanneer u 90% van het aantal uren heeft geboekt, krijgt u de waarschuwing dat u het aantal geplande uren nadert. Dat is in het voorbeeld na 18 uur.
• Wanneer u het aantal geplande uren (20 uur) heeft bereikt, krijgt u eveneens een waarschuwing.
• Wanneer u 10% over het geplande aantal uren gaat, kunt u geen uren meer op de dienst boeken. In het voorbeeld is dat na 22 uur. Dit is niet aan te passen. U kunt met de relatie contact opnemen en vragen om een nieuw contract voor een dienst af te sluiten.

In de contracten ziet u op het tabblad Uren de status van de budgetbewaking. Zie ook het onderwerp Dienst invoeren, tabblad Uren. De statussen zijn:

• Niet van toepassing

  Er is geen tolerantie ingericht voor deze soort dienst.

• Groen

  Deze status is van toepassing als er nog geen uren op de dienst zijn geboekt. Ook mag de onderste tolerantiegrens nog niet zijn bereikt. In het voorbeeld hierboven is dat van 0 tot 18 uur.

  Bij een tolerantie van 100% bestaat deze status niet.

• Oranje

  Wanneer de onderste tolerantiegrens is bereikt, wordt de status Oranje. Dit is een waarschuwing dat u het geplande aantal uren nadert. U kunt gewoon uren blijven registreren op de dienst.

  Als u het geplande aantal uren heeft bereikt, krijgt u hiervan een melding te zien:

  Let op. Het aantal geplande uren is bereikt!

  U kunt uren blijven registreren op deze dienst. De status blijft Oranje, omdat u nog binnen de tolerantiegrenzen blijft.

• Rood

  Gaat u met het boeken van uren over het geplande aantal uren heen, maar blijft u binnen de tolerantie, dan krijgt u hiervan ook een waarschuwing: Let op. Het aantal bestede uren heeft het aantal geplande uren overschreden maar de tolerantiegrens is nog niet bereikt!

  U kunt uren blijven registreren op deze dienst.

• Als u uren wilt boeken en daarmee over de tolerantie heen zou gaan, krijgt u de volgende melding te zien:

  Bestede tijd. Het aantal bestede uren is groter dan het aantal geplande uren + tolerantie. Er mag nog maximaal XX uur op deze dienst worden geboekt.

  U ziet in dit venster hoeveel uur u maximaal nog mag boeken op de betreffende dienst.

• Op het moment dat alle geplande uren en de uren binnen de tolerantie zijn geboekt, krijgt u de vraag of u de dienst wilt beëindigen. U kunt immers geen uren meer boeken op deze dienst. De status is Rood geworden. U ziet hiervan een melding:

  Let op. De tolerantiegrens voor het aantal bestede uren is bereikt! Wilt u de dienst nu beëindigen?

De tolerantiestatus kunt u in de overzichten van de urenadministratie terugvinden, zie het onderwerp Overzichten urenadministratie. Ook kunt u de status in een selectie gebruiken om de relatie te berichten dat de uren van het contract bijna opgebruikt zijn.