Relaties en contracten (kantoormodule)

U kunt met de Kantoormodule ervoor kiezen medewerkers van een subkantoor beperkte toegang te geven tot de relatiegegevens. De medewerkers zien dan alleen de relaties die aan hun eigen subkantoor zijn gekoppeld. Dit heeft de onderstaande gevolgen:

• Relatiegegevens en de bijbehorende contracten benadert u in het lint via Start > groep Openen > Relatie. Vanuit de relatie kunt u met de knop Contracten naar de bijbehorende contracten.
• Niet alle functies kunnen door medewerkers van het subkantoor gekozen worden.

  Er moet voorkomen worden dat relatie- of contractgegevens van een ander kantoor worden geraadpleegd. Daarom kan het zijn dat bepaalde functies niet geautoriseerd zijn voor medewerkers van een subkantoor.

• Relaties met als partijcode Verzekeraar, Schade instantie of Verzekeraar via AK hebben kunt u voor ieder kantoor gebruiken.
• Medewerkers kunnen alle relaties zien als in de bedrijfsgegevens veld Kantoor afschermen leeg is. Zie het onderwerp Instellingen bedrijfsgegevens kantoormodule. Wanneer een medewerker een relatie selecteert die niet bij zijn subkantoor hoort, ziet hij de volgende melding:

  Deze relatie behoort tot kantoor (naam kantoor), u bent niet gerechtigd deze relatie te behandelen.

• Als een relatie bij meer kantoren contracten heeft lopen of offerteaanvragen heeft ingediend, administreert u deze relatie bij alle betrokken kantoren.
• U kunt op het tabblad Bijzonderheden van de relatiegegevens het automatisch gekoppelde kantoor wijzigen. U moet hiervoor wel geautoriseerd zijn. De automatische koppeling is alleen mogelijk wanneer u gebruik maakt van de postcodegebieden. De inrichting daarvan is beschreven in het onderwerp Kantoren indelen naar postcode.
• Bij het invoeren van verzekeringen en pakketten wordt automatisch de contractpartij Agent gevuld. Deze wordt overgenomen van het tabblad Bijzonderheden in de relatie. Dit moet u wel hebben ingericht, zie het onderwerp Agenten inrichten voor kantoormodule.