De tekst lay-out bijlage is de eigenlijke inhoud van de brief; de boodschap die u wilt overbrengen. Dit kan ook een bestaande lay-out zijn, die u nog moet aanpassen om voor setmailen geschikt te maken.

Een tekstblok aanbieding richt u als volgt in:

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Administratie > Lay-outs > Tekst lay-out.
2. Maak op de gebruikelijke manier een nieuwe tekst lay-out aan of open een bestaande tekst lay-out in de modus Wijzigen.
   • Vink het veld Via e-mail aan.
   • Controleer de tekst in het veld Omschrijving. Deze tekst wordt gebruikt als documentnaam van de bijlage.

   De inrichting ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit:

   

3. Klik op de knop Start Word om de lay-out te maken of, wanneer gewenst, aan te passen.

   U moet er rekening mee houden dat de tekst die u hier aanmaakt, vooraf wordt gegaan door de lay-out en eventuele teksten uit het tekstblok aanhef.

   

4. Sla eventuele wijzigingen in Word op.
5. Activeer het tabblad Indeling.

   

6. Geef aan hoe de bijlage eruit moet zien:
   • Vink het veld Als Word-bijlage aan als de bijlage een gewoon opgemaakt Word-document moet worden.
   • Vink het veld Als PDF-bijlage aan als het document als PDF opgemaakt moet worden. Hiervoor moet u wel een plug-in van Microsoft hebben geïnstalleerd om Word-documenten als PDF op te slaan.
7. Kies met de achter het veld Tekstblok aanhef bijlage het Tekstblok aanhef dat u eerder heeft gemaakt.

   Het tekstblok moet van hetzelfde Type product zijn. U bepaalt hiermee de vormgeving en aanhef van de bijlage.

8. Kies met de achter het veld Tekstblok aanbieding het Tekstblok aanbieding dat u eerder heeft gemaakt.

   U bepaalt hiermee aan welke e-mail de bijlage wordt gekoppeld.

9. U kunt op de gebruikelijke wijze evenementacties gebruiken om dit product in uw workflow op te nemen.

   Dit kunt u echter alleen veilig doen als:

   • alle relaties via e-mail benaderd worden; of
   • u heeft gezorgd voor een aanvullende inrichting, zoals beschreven in het handboek.
10. Bewaar de gegevens.

    Let op!

    Setmailen werkt alleen bij relaties bij wie het veld Correspondentie via e-mail is aangevinkt. Is dat niet het geval, bijvoorbeeld omdat u geen e-mailadres van de betreffende klant heeft, dan kunt u niet kiezen voor de tekst lay-out bijlage zoals hierboven omschreven. Wilt u er toch gebruik van maken, dan moet u aangeven wat de aanhef moet zijn als u de brief afdrukt (veld Tekstblok aanhef papier). Meer hierover vindt u in het handboek.