Geavanceerd gebruik van setmailen

Setmailen is niet alleen geschikt om bijlagen aan een e-mail te verzenden. U kunt met setmailen de boodschap die u wilt versturen loskoppelen van de manier van versturen. Met setmailen worden drie manieren voor het versturen van een boodschap onderkend:

• een (op briefpapier) afgedrukte boodschap;
• een via e-mail (digitaal) verzonden boodschap;
• een als bijlage van een e-mail verzonden boodschap.

Wanneer u gebruik gaat maken van setmailen, kunnen de andere methoden om met Scenario Assurantie brieven en e-mails te maken vervallen. Het betreft

• een Word-document als e-mail versturen;
• een alternatieve e-mail lay-out gebruiken.

Om dit door setmailen te vervangen moet u per type product het volgende inrichten:

1. Maak een tekst lay-out voor het Tekstblok aanhef papier.

   Geef in de naam van het tekstblok duidelijk aan wat voor tekstblok het is. Daarmee kunt u later dit tekstblok makkelijker terugvinden.

   Deze aanhef wordt gebruikt wanneer u de boodschap gaat afdrukken om per post te verzenden. In de aanhef kunt u opnemen:

   • de adressering van de relatie;
   • plaats en datum.

   Gegevens als uw logo zullen op het briefpapier aanwezig zijn. Gebruikt u geen voorbedrukt briefpapier, dan kunt u de aanhef aanvullen met

   • logo;
   • uw bedrijfsgegevens.

   In theorie kunt u volstaan met één aanhef papier voor al uw boodschappen.

2. Maak een tekst lay-out voor het Tekstblok aanhef digitaal.

   Dit tekstblok wordt gebruikt wanneer de boodschap in een e-mail verzonden wordt. Het gaat hier om de inhoud van de e-mail zelf, niet om een bijlage bij de e-mail. In de digitale aanhef kunt u bijvoorbeeld opnemen:

   • uw logo;
   • een disclaimer;
   • opmaak van de e-mail, zoals kleuren.

   In theorie kunt u volstaan met één aanhef digitaal voor al uw boodschappen.

3. Maak een tekst lay-out voor het Tekstblok aanhef bijlage.

   Dit tekstblok wordt gebruikt wanneer u de boodschap als bijlage van een e-mail verstuurt. Omdat de boodschap niet afgedrukt wordt, moet u in dit tekstblok de gegevens opnemen die op uw briefpapier staan.

   U kunt er voor kiezen de bijlage als een bijlage te zien, of als een via e-mail verzonden volwaardige brief, inclusief de adressering.

4. Maak een tekstblok afsluiting.

   Dit is een gewoon tekstblok voor de data tekst integratie. In het tekstblok neemt u bijvoorbeeld de volgende gegevens op:

   • de in uw organisatie gebruikte afsluiting van een brief, bijvoorbeeld Met vriendelijke groet,;
   • de gegevens van de ingelogde medewerker, zoals naam, afdeling en telefoonnummer.

   Door deze in een tekstblok te plaatsen, kunt u dit aan al uw boodschappen koppelen. Bij wijzigingen hoeft u slechts het tekstblok aan te passen, en niet alle boodschappen.

5. Maak de tekst lay-outs waarin u de afzonderlijke boodschap zet. Dit is in de meeste brieven de tekst die begint met Betreft: en eindigt met de zin boven de standaard afsluiting. Zie ook het onderwerp Tekst lay-out bijlage.
6. Activeer het tabblad Indeling van de boodschap.
7. Vink het veld Aparte aanhef aan.
8. Selecteer het Tekstblok aanhef digitaal en het Tekstblok aanhef papier.
9. Vink het veld Als Word-bijlage of het veld Als PDF-bijlage aan.
10. Selecteer het Tekstblok aanhef bijlage.
11. Selecteer het Tekstblok aanbieding dat u bij deze boodschap wilt gebruiken.
12. Activeer de box met de kolom Volgnummer en kies Toevoegen.
13. Selecteer het tekstblok afsluiting.
14. Bewaar alle gegevens.
15. Herhaal het bovenstaande voor de overige typen product.

Wanneer u nu een brief gaat maken, doet Scenario Assurantie het volgende:

• Wanneer er van setmailen gebruik wordt gemaakt, en bij de geadresseerde het veld Correspondentie via e-mail is aangevinkt, wordt het Tekstblok aanhef bijlage gebruikt, en het Tekstblok aanbieding voor de e-mail.
• Wanneer er niet van setmailen gebruik wordt gemaakt, en bij de geadresseerde het veld Correspondentie via e-mail is aangevinkt, wordt het Tekstblok aanhef digitaal gebruikt.
• Wanneer de geadresseerde het veld Correspondentie via e-mail niet is aangevinkt, wordt het Tekstblok aanhef papier gebruikt.