Gebruik setmailen

U kunt van producten die geschikt zijn gemaakt voor setmailen, de Tekst lay-out Bijlage, gebruikmaken bij relaties bij wie:

een standaard e-mailadres bekend is; en
waarbij het veld Correspondentie via e-mail is aangevinkt.

Wilt u altijd gebruikmaken van een dergelijke lay-out, ongeacht of setmailen in de bedrijfsgegevens is ingericht of bij de relatie een e-mailadres bekend is, dan moet u aanvullende tekstblokken inrichten. Zie hiervoor het handboek. In onderstaand voorbeeld wordt er van uitgegaan dat de betreffende relatie de correspondentie via e-mail wil ontvangen.

Vraag de gegevens van de relatie op, bijvoorbeeld via Start > groep Openen > Relatie of via het Klantbeeld.
Maak de producten aan, bijvoorbeeld op onderstaande manier:
1. Klik op het Word-icoon
2. Kies een Type product.
3. Kies het document dat u wilt gebruiken als bijlage.
4. Klik op OK.
Let op!

Als u setmailen niet heeft ingericht, verschijnt nu het venster Productaanvraag. Heeft u setmailen wel ingericht in de bedrijfsgegevens, dan keert u nu terug naar de relatiegegevens. Dat geldt ook in het geval dat u een gewoon document wilde maken en geen tekst lay-out bijlage heeft gekozen.
Verwerk alle mutaties bij de relatie en maak waar nodig de daarbij behorende productaanvragen.
Verlaat de gegevens van de relatie. Het venster Productaanvraag setmail wordt geopend:

In dit venster vindt u alle productaanvragen voor de relatie die u heeft gemaakt sinds u de relatiegegevens heeft opgevraagd. Merk op dat hier alleen de tekst lay-out Bijlage staat, die u op de gebruikelijke wijze met de knop Bewerken kunt aanpassen. De tekst lay-out Aanbieding en de tekst lay-out Aanhef kunt u niet aanpassen.

In de kolommen van dit venster ziet u aanvullende gegevens hoe u het document gaat verzenden.

Kolomnaam	Toelichting
Lay-out	Naam van de gekozen lay-out
Omschrijving	Omschrijving van de gekozen lay-out. Wanneer de naam te kort is voor een goede omschrijving vindt u hier de volledige omschrijving.
Verzendwijze	Aanbieding E-mail is de lay-out voor de begeleidende brief. Bijlage bij e-mail is een van de aangemaakte brieven die als bijlage aan Aanbieding e-mail is gekoppeld.
Lay-out e-mail	Hier staat de omschrijving van de gebruikte tekst lay-out Aanbieding. Wanneer er verschillende documenten met dezelfde Lay-out e-mail in de lijst staan, worden zij allemaal als bijlage aan één e-mail gekoppeld.

Voor de overige kolommen, zie het handboek.

Klik op OK om de productaanvragen klaar te zetten in de productvervaardiging of om ze direct af te drukken.
Heeft u gekozen voor Actie Bewerken en verzenden, dan worden de betreffende documenten eerst geopend op uw beeldscherm. Wanneer u alle bestanden heeft gecontroleerd en/of aangepast, en afgesloten, wordt de e-mail met de bijlagen gemaakt om te verzenden.
Outlook wordt geopend.
U kunt nu eventueel de tekst van de aanbieding aanpassen. Als bijlage ziet u alle documenten die u aan deze aanbieding heeft gekoppeld en tijdens de sessie heeft aangemaakt.

De opmaak van de bijlage is als volgt:
Klik op Verzenden.