U kunt ervoor kiezen uw relaties standaard een e-mail te sturen als correspondentie. Als het veld Correspondentie via e-mail bij de relatiegegevens niet is aangevinkt, wordt een brief afgedrukt. Voor e-mail en brief gebruikt u verschillende lay-outs. Hieronder leest u hoe u dit inricht.

In dit voorbeeld worden de volgende stappen genomen:

1. De brief wordt aangemaakt
2. De e-mail wordt aangemaakt
3. De e-mail wordt aan de brief gekoppeld.

Door op deze manier te werken kunt u de teksten van de brief overnemen in de e-mail. Wanneer u al een goede brief heeft die u wilt gebruiken, hoeft u deze alleen maar te kopiëren en de kopie als e-mail te bewerken.

1. Kies Beheer > groep Inrichting > Administratie > Lay-outs > Tekst lay-out.
2. Kies Nieuw.

   Wanneer u een bestaande tekst lay-out wilt gebruiken, kiest u Wijzigen. U hoeft dan slechts kleine aanpassingen te doen. Ga in dat geval verder na de stap Kies Wijzigen hieronder.

3. Vul de kenmerken van de lay-out.

   

   • Het veld Tekstblok moet leeg zijn.
   • Het veld Via e-mail moet zijn aangevinkt
   • Het veld Alternatieve e-mail laat u leeg. U heeft immers de e-mail tekst lay-out nog niet gemaakt.
   • Het veld Alleen te gebruiken als alternatieve e-mail lay-out moet leeg zijn.
4. Klik op Start Word en maak uw brief op. U kunt dit doen inclusief de adressering en de gebruikelijke opmaak van uw brieven.
5. Onthoud het cijfer in het veld Nummer.
6. Bewaar de tekst lay-out. Laat het venster Tekst lay-out open staan.
7. Kies Wijzigen.
8. Selecteer met de zojuist aangemaakte tekst lay-out.
9. U kunt de lay-out direct opvragen door het cijfer in het vullen in het veld Nummer en op Enter te klikken.
10. Kies in het vensterlint groep Hulpmiddelen > Kopiëren. Onthoud het nummer van de kopie.
11. Bewaar de tekst lay-out. Laat het venster Tekst lay-out open staan.

U heeft nu twee identieke tekst lay-outs. Hiermee heeft u het volgende al ingericht:

• De brief en de e-mail tekst lay-out moeten van hetzelfde Type product zijn.
• Het veld Gericht aan moet in beide tekst lay-outs dezelfde waarde bevatten.
• De dossiervorming is hetzelfde
• De tekst in de correspondentie is hetzelfde.

De kopie bewerkt u zo, dat deze als e-mail verzonden kan worden. U doet dit als volgt:

1. Kies in het venster Tekst lay-out opnieuw Wijzigen.
2. Type het nummer van de kopie in het veld Nummer en druk op Enter.
3. Vul de kenmerken van de tekst lay-out.

   

   • Pas eventueel de velden Naam en Overzicht aan om aan te geven dat het de e-mail lay-out betreft.
   • Het veld Tekstblok moet leeg zijn.
   • Het veld Via e-mail moet zijn aangevinkt
   • Het veld Alternatieve e-mail moet leeg zijn.
   • Vink het veld Alleen te gebruiken als alternatieve e-mail lay-out aan.
4. Klik op Start Word.

   In Word kunt u de gekopieerde tekst lay-out aanpassen zodat deze als een e-mail verzonden kan worden. Denk daarbij aan:

   • Adressering
   • Logo's en andere afbeeldingen van uw briefpapier
   • Disclaimer
5. Sla de wijzigingen in Word op.
6. Bewaar de tekst lay-out. Sluit het venster Tekst lay-out niet af.

U heeft nu twee tekst lay-outs die in de basis identiek zijn. De ene is opgemaakt als brief, de ander als e-mail. In de laatste stap koppelt u deze aan elkaar.

1. Kies Wijzigen.
2. Selecteer met de tekst lay-out die u als brief heeft ingericht.
3. Klik op de achter het veld Alternatieve e-mail lay-out.

   In het venster Info ziet u alleen de tekst lay-outs waarin het veld Alleen te gebruiken als alternatieve e-mail lay-out is aangevinkt.

4. Kies de zojuist gemaakte e-mail tekst lay-out. De brief en de e-mail tekst lay-out zijn nu gekoppeld.
5. Bewaar de wijzigingen.