Kenmerken tekstblok

Voor veel voorkomende teksten kunt u gebruik maken van tekstblokken. Deze worden vooral in de volmacht gebruikt, voor de polisdocumenten. Als u tekstblokken wilt gebruiken, maakt u de volgende tekst lay-outs:

• De basis tekst lay-out

  In deze basis definieert u welke tekstblokken in welke volgorde gebruikt moeten worden. Het totaal van alle tekstblokken bepaalt de inhoud van het uiteindelijke document. Het Word document dat de basis tekst lay-out is mag blanco zijn.

• De aanhef

  In de aanhef zet u bijvoorbeeld de adressering. Deze aanhef kunt u zo maken, dat deze in verschillende basis tekst lay-outs kunt gebruiken.

• Een of meer tekstblokken met de inhoud van de brief

  Hierin plaatst u de wezenlijke informatie. Omdat u van tekstblokken gebruik maakt, kunt u verschillende tekstblokken definiëren, die u kunt hergebruiken of juist specifiek in één basis tekst lay-out kunt gebruiken.

• De afsluiting van de brief

  Hierin kunt u de formele afsluiting van de brief opnemen, maar ook eventuele voorwaarden die als bijlage bij de brief afgedrukt moeten worden.

  In Scenario Assurantie worden een aantal tekstblokken en een basis tekst lay-out meegeleverd als voorbeeld. Hieronder is beschreven hoe u de kenmerken van de tekst lay-outs moet inrichten.

  Let op!

  Alle documenten in de combinatie van tekstblokken en basis tekst lay-out moeten dezelfde waarden in de velden Type product en Gericht aan hebben.

Eerst richt u de tekstblokken in:

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Administratie > Lay-outs > Tekst lay-out.
2. Kies Nieuw.
3. Vul de kenmerken op het tabblad Tekst lay-out.
   • Vink het veld Tekstblok aan.
   • Zorg dat het Type product hetzelfde is als in de andere tekstblokken en in de basis tekst lay-out.
   • De waarde in het veld Gericht aan moet in alle tekstblokken en de basis tekst lay-out hetzelfde zijn.
4. Klik op Start Word.
5. Vul het Word-document met de inhoud van het tekstblok.

   Dit doet u op dezelfde manier als bij een andere tekst lay-out.

   Alle herhalingen, tests en verborgen gegevens in het tekstblok moeten op de gebruikelijke manier afgesloten worden. Doet u dit niet, dan heeft dit gevolgen voor het volgende tekstblok in de basis tekst lay-out.

6. Bewaar de gegevens.

Als u alle tekstblokken voor een bepaald document gereed heeft, kunt u de basis tekst lay-out aanmaken.

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Administratie > Lay-outs > Tekst lay-out.
2. Kies Nieuw.
3. Vul de kenmerken op het tabblad Tekst lay-out als bij een reguliere brief of e-mail. Zie hiervoor de betreffende onderwerpen.
   • Zorg dat het Type product hetzelfde is als in de tekstblokken.
   • De waarde in het veld Gericht aan moet hetzelfde zijn als in de tekstblokken.
4. Activeer het tabblad Indeling. In de onderste box koppelt u de tekstblokken.

   

5. Activeer de box en kies Toevoegen.

   In het Info-venster ziet u alleen de tekstblokken die u aan deze basis tekst lay-out kunt koppelen.

6. Kies het tekstblok dat u als eerste in het document wilt zien, bijvoorbeeld Aanhef.
7. Voeg de andere tekstblokken op dezelfde manier toe.

   U kunt hierbij kiezen waar u het tekstblok precies wilt plaatsen. De keuze die u maakt bepaalt ook de volgorde van de tekstblokken in het uiteindelijke document.

8. Activeer het tabblad Tekst lay-out.
9. Klik op Start Word.

   Het Word document moet wel bestaan, maar mag blanco zijn. In dat geval wordt de gehele inhoud gevuld vanuit de tekstblokken.

10. Bewaar het Word document.
11. Bewaar de gegevens van de tekst lay-out.