Contactpersonen

Bij een zakelijke relatie kunt u één of meer contactpersonen toevoegen. Deze kunt u in een brief opnemen of gebruiken bij de telefoonmodule. Gegevens van contactpersonen kunt u ophalen met de webservice, zie het onderwerp Webservice bedrijfsinformatie.

De gegevens van de contactpersonen kunt u op onderstaande manier handmatig toevoegen of wijzigen.

1. Open de gegevens van de instantie, zie het onderwerp Zakelijke relatie invoeren.
2. Activeer het tabblad Contactpersonen van het venster Relatiegegevens.

   

3. Kies Toevoegen. Het venster Contactpersoon van verschijnt.

   

   In dit venster legt u de gegevens van de contactpersoon vast.

4. Vul de gegevens in de desbetreffende velden.

   De velden Naam, Titels, Titulatuur en Aanschrijftitel worden gebruikt in de correspondentie.

   De overige velden kunt u eventueel voor commerciële doeleinden vastleggen.

5. Activeer de box Adres.
6. Kies Toevoegen. Het venster Adres contactpersoon veschijnt.

   

   Vul de adresgegevens van de contactpersoon. Zie ook het onderwerp Adresgegevens.

   U kunt in dit venster gebruik maken van de webservice Adresgegevens als u hiervoor een licentie heeft. Zie ook het onderwerp Adresgegevens aanvullen via Licentie Webservice adresgegevens.

7. Activeer de box Telefoon.
8. Kies Toevoegen. Het venster Contactpersoon telefoonnummers verschijnt.

   

9. Selecteer in het veld Type telefoon het soort telefoonnummer.
   • Kiest u hier Doorkiesnummer, voer dan alleen het toestelnummer van de contactpersoon in. Het telefoonnummer van de relatie staat al op het tabblad Algemeen.
   • Op het tabblad Contactpersonen ziet u het eerste telefoonnummer dat u heeft ingevoerd. Als u in het veld Type telefoon het type Zakelijk selecteert, zult u altijd dat nummer zien op dat tabblad.

   Met de knop kunt u direct vanuit de diverse vensters naar de contactpersoon telefoneren.

10. Het veld Afdeling gebruikt u voor de afdeling waartoe de contactpersoon behoort.

    De afdelingen die u hier toevoegt zijn instantiegebonden en niet zichtbaar bij andere relaties.

11. Plaats een vinkje in het veld Opnemen in brief/email om aan te geven dat de gegevens van deze persoon in correspondentie gebruikt moeten worden.

    Wanneer u hier geen vinkje zet, worden de gegevens van de eerst ingevoerde contactpersoon in de correspondentie gebruikt.

12. Activeer het tabblad Bijzonderheden. Hier kunt u overige mededelingen of algemeen commentaar betreffende de contactpersoon invoeren.
13. Klik op Bewaar om de gegevens op te slaan.