E-mail versturen

U kunt vanuit Scenario Assurantie een e-mail sturen met de Outlook koppeling. Dit richt u bij de bedrijfsgegevens in, zie het onderwerp E-mail via Microsoft Outlook. Ook richt u de tekst lay-outs in om deze voor e-mail kunnen gebruiken.

Als de inrichting in orde is, werkt het aanmaken van een e-mail op dezelfde manier als het maken van een brief. Dit is beschreven in het onderwerp Document vervaardiging.

1. Selecteer een relatie via het Dashboard en open het Klantbeeld.
2. Klik op het e-mailadres of het envelopje . Het venster Aanmaken productaanvraag verschijnt.
3. Selecteer in het veld Type product de juiste waarde.
4. Selecteer in de box Te selecteren documenten het document dat u als e-mail wilt versturen. In de kolom E-mail kunt u zien of het document is ingericht voor het verzenden per e-mail.

   

5. Klik op OK. Het venster Aanmaken productaanvraag verschijnt.

   

   U ziet in de kolom E-mail een J als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

   • De relatie heeft een standaard e-mailadres;
   • Correspondentie via e-mail is aangevinkt bij de relatie;
   • De gekozen lay-out is ingericht als e-mail lay-out.

   U ziet in de kolom Outlook of het document met de Outlookkoppeling verzonden wordt.

6. Klik op Bewerken om in het venster Bewerken productaanvraag aanpassingen door te voeren.

   

   • Verwijder het vinkje in het veld E-mail als u het document niet als e-mail wilt verzenden. Het document wordt dan op de gebruikelijke wijze vervaardigd, zoals in het hoofdstuk Document vervaardiging is beschreven.
   • Het veld Contactpersoon wordt gevuld als bij de contactpersoon is aangevinkt Opnemen in brief/e-mail. Als er meerdere contactpersonen aanwezig zijn kunt u hier met behulp van de knop eventueel een andere contactpersoon kiezen.
   • In het veld Verzenden naar wordt het standaard e-mailadres getoond. Als er meerdere e-mailadressen aanwezig zijn kunt u via de keuzebox eventueel voor een ander e-mailadres kiezen. Dit veld is alleen benaderbaar als er geen contactpersoon is ingevoerd.
   • Vink het veld Afwijkend e-mailadres aan wanneer het mailadres in het veld Verzenden naar niet goed is. U kunt het alternatieve e-mailadres invoeren in het veld of.
7. Activeer het tabblad E-mail om bijlagen toe te voegen. Voor het toevoegen van bijlagen zie het onderwerp Bijlagen aan een e-mail koppelen.
8. Verlaat het venster Bewerken productaanvraag met Bewaar. Vanuit het venster Aanmaken productaanvraag werkt u verder in Word of Outlook met onderstaande stappen. Wanneer het veld Bewerken in Outlook niet was aangevinkt, komt de e-mail in de productvervaardiging te staan.
9. Klik op OK. Microsoft Word of Outlook wordt geopend. De te verzenden e-mail wordt getoond met daarin opgenomen de geselecteerde bijlagen en het standaard e-mailadres van uw relatie.
10. Pas eventueel het Onderwerp van de email aan.
11. Bijlagen die niet in Scenario Assurantie zijn opgeslagen kunt u hier nog aan de e-mail toevoegen via Invoegen > Bestand. U kunt ook bijlagen verwijderen.
12. Vul bij Inleiding desgewenst een toelichting op uw e-mail in.
13. Voer andere aanpassingen door.
14. Klik wanneer u gereed bent, maar in elk geval als u aanpassingen heeft ingevoerd, in Word op de knop Opslaan.
15. Klik op de knop Kopie verzenden om de e-mail te verzenden. U keert automatisch terug naar Word.
16. Klik op om Word af te sluiten.

    U krijgt de volgende melding te zien:

    Wilt u de wijzigingen in (.....).doc opslaan?

    • Kies in het venster van Microsoft Office Word voor Nee.

      Als u voor Ja zou kiezen wordt het document niet als e-mail maar als Word-document (zonder bijlagen en zonder e-mail adres) bewaard!

17. Uw verzonden e-mail treft u ook aan in Outlook in de map Verzonden email.