Definitief prolongeren

U kunt verder gaan met de Definitieve verwerking wanneer u

• na de proefprolongatie de prolongatielijst uit Scenario Assurantie en het overzicht van de maatschappij(en) heeft vergeleken en
• eventueel geconstateerde verschillen heeft gecorrigeerd.

Bij de definitieve prolongatie wordt het volgende gedaan:

• De prolongatiegegevens worden definitief in uw administratie doorgevoerd
• In de contractgegevens wordt waar nodig de datum bijgewerkt (bijvoorbeeld datum volgende prolongatie).
• De met de prolongatie aangemaakte voorlopige contractversies worden definitief gemaakt
• De boekingen worden aangemaakt (Scenario Assurantie SX en Scenario Assurantie Volmacht)
• Incassoproducten worden klaargezet bij productvervaardiging (bij eigen incasso TP)
• Bij gebruik van actief prolongeren worden waar nodig verzekerde som en kortingtrede aangepast. Zie het onderwerp Actief prolongeren.

  Let op!

  Definitief betekent echt definitief. U kunt overwegen om de menukeuze Definitief in Scenario Assurantie te autoriseren zodat gebruikers niet per ongeluk de definitieve prolongatie kunnen opstarten.

Uitvoeren

Het uitvoeren van de definitieve prolongatie is voor prolongatie met en zonder koppeling hetzelfde. U maakt alleen een andere keuze in het lint.

1. Kies in het lint voor
   • Contracten > groep Prolongatie > Gekoppeld > Definitieve verwerking.
   • Contracten > groep Prolongatie > Zonder koppeling > Definitieve verwerking.

   Het venster Overzicht te prolongeren ADN maatschappij - Definitieve verwerking verschijnt. Het veld Prolongatie-fase geeft aan in welke fase van de prolongatie u zich bevindt. In dit geval betreft het de Verwerking.

2. Vul het veld Prolongatie-maand met de maand (mm-jjjj) in waarvoor u de prolongatielijst(en) wilt maken of selecteer de juiste maand met
3. Selecteer de gewenste maatschappij(en)
4. Klik op OK.

   Wanneer u een maatschappij heeft geselecteerd waarvoor nog prolongatie-opmerkingen met een blokkade aanwezig zijn, verschijnt de melding:

   Contracten met blokkades geconstateerd, deze zullen niet definitief prolongeren. Toch deze verzekeraar definitief prolongeren?

   • Klik op Nee om terug te keren in het venster van de definitieve verwerking.

     U kunt dit venster sluiten en vervolgens de geblokkeerde contracten aanpassen. Het aanpassen doet u bij het oplossen van de afwijkingen. Daarover leest u in de onderwerpen Afwijkingen prolongatie (Gekoppeld) en Afwijkingen prolongatie (zonder koppeling). Daarna kiest u opnieuw voor Definitieve verwerking.

   • Klik op Ja om de prolongatie definitief te verwerken.

     De contracten waarvoor een blokkade aanwezig is, worden niet meegenomen in de definitieve verwerking.

   De definitieve verwerking wordt opgestart. Afhankelijk van de grootte van uw administratie en het aantal geselecteerde maatschappijen kan dit enige tijd in beslag nemen. Als deze actie is afgerond kunt u weer een keuze maken uit de verschillende prolongatielijsten.

5. Vervaardig opnieuw de lijsten om er zeker van te zijn dat de definitieve verwerking goed is uitgevoerd. Zie het onderwerp Lijstvervaardiging prolongatie.

   Door de lijsten uit Scenario Assurantie opnieuw te vergelijken met het overzicht dat u van de maatschappij(en) heeft ontvangen, kunt u een controle op het eindresultaat van de prolongatie uitvoeren.

6. (bij incasso TP) Maak de incasso-bestanden aan. Zie het onderwerp Prolongatieincasso.

Als u de definitieve prolongatie is gedaan en u er zeker van bent dat de gegevens correct in Scenario Assurantie zijn doorgevoerd, kunt u de Afronding prolongatie uitvoeren.