Werken met verzamelnota's

Een verzamelnota is een nota waarop u openstaande posten van een relatie kunt verzamelen, wanneer die posten de verrekenwijze Verzamelnota hebben. U kunt deze verrekenwijze alleen gebruiken voor incasso. Het voordeel is dat u slechts één nota met een totaalbedrag verstuurt in plaats van losse nota's.

Een verzamelnota is net als een nota of een nola gebaseerd op een tekst lay-out die standaard met Scenario Assurantie is meegeleverd. U kunt deze aanpassen.

Er wordt een verzamelnota gemaakt als:

de relatie meer dan één post heeft openstaan met de verrekenwijze Verzamelnota;
Als er slechts één openstaande post met de verrekenwijze Verzamelnota is, wordt er een standaard incassodocument aangemaakt. Welke document dit is, vindt u in de financiële inrichting.
deze post nog niet eerder in een verzamelnota is opgenomen (de verzenddatum in de post moet leeg zijn).
de post een positief openstaand saldo heeft. Schade-uitkeringen en restituties kunt u dus niet in een verzamelnota opnemen.
er geen wachtcode op de openstaande post(en) staan. Wanneer u de wachtcode verwijdert, wordt deze de eerstvolgende keer dat u verzamelnota's maakt opgenomen in de verzamelnota.

De relatie ontvangt een verzamelnota als in zijn contracten is ingericht dat de verrekenwijze Verzamelnota is. U geeft dit per contract aan. Voor bestaande relaties kunt u de verrekenwijze voor een groep contracten aanpassen. Dat is beschreven in het onderwerp Verrekenwijze wijzigen t.b.v. verzamelnota's.

Verzamelnota's worden niet automatisch aangemaakt. U moet deze periodiek aanmaken. Hoe u dit doet leest u in het onderwerp Verzamelnota's vervaardigen.

U kunt in de inrichting nakijken welk document voor de verzamelnota wordt gebruikt. Hierover leest u meer in het onderwerp Evenementenacties koppelen aan financiële handelingen.

Plan een vast moment voor het aanmaken van de verzamelnota, bijvoorbeeld na de prolongatie.
U kunt hiervoor een repeterende taak aanmaken, zodat het in uw activiteitenoverzicht staat.

Het document van de verzamelnota zelf is gebaseerd op een tekst lay-out. U kunt een voorbeeld van een verzamelnota importeren. De naam hiervan is Verzamelnota F-VerzNota. Hoe u dit doet, leest u in het onderwerp Tekst lay-out importeren. Zie het onderdeel Data tekst integratie voor meer informatie over het werken met tekst lay-outs.

Na het vervaardigen van verzamelnota's is het volgende aangepast in de openstaande posten die onderdeel uitmaken van een verzamelnota:

De verzenddatum is bij alle posten gevuld met de datum van vervaardigen.
Bij de eerste post die wordt opgenomen in de verzamelnota is het veld Bedrag aanschrijving gevuld met het totaalbedrag van alle verzamelde posten van de relatie.
U kunt alleen aanmaningen maken voor posten in een verzamelnota wanneer
de post openstaand is, en
de verrekenwijze gelijk is aan Verzamelnota, en
het veld Bedrag aanschrijving is gevuld.

Alle andere openstaande posten die op de verzamelnota staan worden niet herinnerd.