Maandelijkse grootboekcontrole

Welke controle voert u uit?

Het uitgangspunt voor de controle moet een aansluitende administratie zijn. Bij ontbreken van een aansluiting, moet deze eerst worden gezocht voordat u door middel van deze controle de aansluiting kunt bewaken.

Wanneer voert u de controle uit?

Maandelijks. De dag waarop is niet belangrijk.

Wat moet u doen voorafgaand aan de controle?

• Is alles geboekt?
• Is alles gefiatteerd?

  Alle nog niet gefiatteerde borderellen nalopen en deze zo mogelijk fiatteren of verwijderen als het borderel onjuist is. Als het fiatteren of verwijderen niet lukt (een melding zal de reden tonen) moet u eerst dit probleem verhelpen. Mogelijk moet de hulp van DIAS Software daarvoor worden ingeroepen.

• Werkt u met een extern grootboekprogramma, is alles daarin ingelezen?

  Inlezen in uw externe grootboekprogramma doet u via Financieel > groep Boekhouding > Grootboek > Grootboekkoppeling

Welke overzichten moet u met elkaar vergelijken?

• Controleer de cijfers per subadministratie.
• U vergelijkt de Openstaande Postenlijst met de balans.

  Financieel > groep Lijsten > Overzichten > Openstaande Postenlijst grootboek

  Financieel > groep Boekhouding > Grootboek > Balans

• De balans vergelijkt u met de grootboekkaart(en).

  Financieel > groep Boekhouding > Grootboek > Grootboekkaart.

• Maak de overzichten wanneer er geen andere gebruikers in Scenario Assurantie actief zijn. Het vervaardigen van de lijsten kan geruime tijd duren. Een tussentijds gemaakte boeking zou eenzijdig (openstaande postenlijst of grootboek) kunnen worden geteld.
• Draai de Openstaande Postenlijst t/m boekperiode = actuele maand.
• Kies de Balans periode januari van het controle jaar t/m actuele maand (bijvoorbeeld 01-2010 t/m 08-2010)
• Als de subadministraties op verschillende momenten worden gecontroleerd, dan moet u ook de balans iedere keer opnieuw vervaardigen om beïnvloeding door eventuele tussentijdse boekingen uit te sluiten.

Hoe moet u de overzichten met elkaar vergelijken?

Het totaal van de Openstaande Postenlijst moet aansluiten bij het saldo van de grootboekrekening op de balans.

Wat moet u doen als er geen aansluiting is?

De vergelijking nogmaals uitvoeren, maar dan alle mogelijke boekingen daarin meenemen. Dus boekperiode t/m wordt 12-2010, in het geval 2010 het laatst geopende jaar in Scenario Assurantie is. Als hierbij nog steeds geen aansluiting wordt verkregen, dan is echt sprake van een verschil, die het onderwerp Verschillen tussen de subadministratie en balans.