Kenmerken e-mail

Als u een e-mail wilt sturen, moet u een e-mailadres van de ontvanger hebben. Ook moet de relatie hebben aangegeven dat de correspondentie via e-mail verloopt. Bij het maken van een product kan het hinderlijk zijn als u niet (meer) weet of u van een relatie een e-mailadres heeft, of van wie u toestemming heeft. Er zijn verschillende manieren om dit op te lossen:

• Het veld Via e-mail aanvinken

  Wanneer u kiest voor deze oplossing, wordt de tekst lay-out gebruikt om een e-mail of brief te maken. Hierbij wordt gekeken of het veld Correspondentie via e-mail bij de relatie is aangevinkt.

  • Voordeel:

    U maakt gebruik van slechts één tekst lay-out. Bij wijzigingen hoeft u ook slechts één tekst lay-out aan te passen.

  • Nadeel:

    In de brief zult u een adressering willen opnemen. Deze wordt ook in de e-mail getoond. Informatie op het briefpapier (bijvoorbeeld uw logo of uw bedrijfsgegevens) staat niet in de e-mail.

  Voor het gebruik van deze oplossing, zie het onderwerp Kenmerken tekst lay-out als e-mail.

• Gebruik maken van een alternatieve e-mail

  Met deze oplossing maakt u gebruik van twee tekst lay-outs. Eén daarvan is opgemaakt als een brief met adressering en bedoeld om op papier af te drukken. De andere tekst lay-out is opgemaakt als een e-mail, zonder adressering maar met bijvoorbeeld een disclaimer. Aan de hand van het veld Correspondentie via e-mail bij de relatie kiest Scenario Assurantie voor een van beide tekst lay-outs.

  • Voordeel:

    De lay-out voor de e-mail kan afwijken van de lay-out van de brief. Daardoor ziet deze er verzorgder uit.

  • Nadeel:

    Wanneer u iets in de inhoud van de lay-out wilt wijzigen, moet u twee tekst lay-outs aanpassen. Ook moet u goed bijhouden welke alternatieve e-mail lay-out is gekoppeld aan welke brief.

  Deze oplossing is beschreven in het onderwerp Kenmerken tekst lay-out met alternatieve e-mail

• Setmailen gebruiken

  Setmailen is bedoeld om alle producten die u in een sessie bij een relatie aanmaakt te verzamelen. Wanneer u het venster van de relatie sluit, worden de verzamelde documenten als bijlage aan een e-mail (de aanbieding) gekoppeld. Is bij de betreffende relatie het veld Correspondentie via e-mail niet aangevinkt, dan worden de producten als af te drukken brief in de productvervaardiging klaargezet.

  Met setmailen beschikt u over de mogelijkheid om de brieven van een extra lay-out (aanhef) te voorzien. De aanhef moet het briefpapier vervangen, de brief wordt immers niet afgedrukt. Scenario Assurantie kiest aan de hand van de instellingen van setmailen zelf de juiste aanhef wanneer u een product vervaardigt.

  • Voordeel:

    Door de inhoud van de correspondentie te scheiden van de manier van versturen, bent u veel flexibeler in uw vormgeving. Bij wijzigingen in de inhoud hoeft u slechts één tekst lay-out aan te passen.

  • Nadeel:

    Het inrichten van setmailen is vrij complex.

  Het onderwerp Setmailen beschrijft de mogelijkheden.