Quickstart DTI

U kunt behulp van onderstaande onderwerpen snel gaan werken met uw eigen correspondentie.

Importeren

De standaard tekst lay-outs die met Scenario Assurantie worden meegeleverd, importeert u als volgt:

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Import en export > Import en export > Importeren tekst lay-out. Het venster Importeren tekst lay-outs verschijnt.
2. Kies Raadplegen.

   Het venster toont een overzicht van de standaard tekst lay-outs van Scenario Assurantie.

   

   Het is mogelijk dat er lay-outs worden getoond die u met uw licentie in Scenario Assurantie niet kunt gebruiken, bijvoorbeeld Volmacht tekst lay-outs als u geen gebruikmaakt van Scenario Assurantie Volmacht.

3. Selecteer één of meer te importeren tekst lay-outs.
   • De kolom Type Product heeft betrekking op het venster van waaruit u het product kunt maken op basis van deze tekst lay-out. Voor een brief aan een relatie zonder contractgegevens gebruikt u bijvoorbeeld Relatiegegevens.
   • De kolom Product Naam toont de korte naam van de tekst lay-out.
   • In de kolom Omschrijving vindt u de uitgebreide naam van de tekst lay-out.
   • Een @ voor de omschrijving wil meestal zeggen dat het een tekst lay-out is die voor e-mail is ingericht.
4. Klik op OK. U ziet de volgende melding:

   De gekozen tekst lay-out is succesvol geïmporteerd en heeft het volgende nummer gekregen (nummer).

   • Noteer het nummer
   • Klik op OK.
5. Sluit het venster met Bewaar of Annuleren.
6. Kopieer de tekst lay-out zoals beschreven in het onderwerp Tekst lay-out kopiëren.

Wanneer u de onderstaande tekst lay-outs importeert, heeft u een goede basis om mee verder te werken.

DIAS Software levert met de updates ook regelmatig nieuwe tekst lay-outs mee. U leest dit in de updatebrief.

Kopiëren

U kunt een bestaande of geïmporteerde tekst lay-out kopiëren. Daarbij kopieert u:

• de kenmerken van de tekst lay-out;
• de inhoud van de tekst lay-out zelf (het Word-sjabloon).

Als u zelf nog geen tekst lay-outs in Scenario Assurantie heeft gezet, kunt u eerst de standaard tekst lay-outs importeren, zie het onderwerp Tekst lay-out importeren.

Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Administratie > Lay-outs > Tekst lay-out. Het venster Tekst lay-out wordt geopend.

1. Kies Wijzigen.
2. Selecteer met de lay-out die u wilt kopiëren. U kunt ook direct het nummer van de tekst lay-out invoeren (intypen en op Enter drukken). Dat is bijvoorbeeld het nummer dat u bij het kopiëren of importeren heeft genoteerd.
3. Kies in het vensterlint voor groep Hulpmiddelen > Kopiëren.

   U ziet de onderstaande melding:

   Er is een kopie lay-out aangemaakt met nummer (nummer)

   Het nummer wordt automatisch gegenereerd.

   • Noteer dit nummer.
   • Klik op OK.

De kopie is gemaakt. De naam is identiek aan die van het origineel, maar heeft een volgnummer tussen haakjes gekregen. U kunt nu de kopie aanpassen. Dit doet u het beste direct, zodat u de kopie de juiste naam kunt geven.

1. Kies Annuleren om de gegevens van de geselecteerde tekst lay-out uit het venster te verwijderen.
2. Kies opnieuw Wijzigen.
3. Typ in het veld Nummer het genoteerde nummer van de kopie tekst lay-out.
4. Druk op Enter. U gebruikt dus niet de

   De gegevens van de kopie tekst lay-out verschijnen.

   • Wijzig het veld Naam om de kopie van het origineel te kunnen onderscheiden.
   • Pas ook het veld Omschrijving aan, zodat er geen verwarring bij het gebruik ontstaat.
5. Pas waar nodig de kenmerken aan.

Klik op Start Word om de tekst lay-out aan uw wensen aan te passen.

Kenmerken definiëren

De kenmerken van een tekst lay-out vindt u in het venster Tekst Lay-out.

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Administratie > Lay-outs > Tekst lay-out. Het venster Tekst lay-out verschijnt.
2. Kies Wijzigen.
3. Selecteer met de tekst lay-out waarvan u de kenmerken wilt wijzigen. U krijgt de kenmerken van de tekst lay-out te zien.

   

4. De velden Naam en Omschrijving vult u met een (unieke) aanduiding, waaronder u de tekst lay-out later weer terug kunt vinden.
5. Voor een eenvoudige brief hoeft u alleen te kijken naar de verzendwijze en de manier van dossiervorming. Hierover leest u meer in de volgende onderwerpen:
   • Verzendwijze inrichten
   • Dossiervorming inrichten
6. Bewaar de wijzigingen van de kenmerken.

Verzendwijze inrichten

De verzendwijze richt u in met de vinkvelden van het onderstaande blok van het venster Tekst Lay-out:

Vink de velden aan volgens onderstaand schema:

De velden Alternatieve e-mail lay-out en Alleen te gebruiken als alternatieve e-mail lay-out zijn beschreven in het onderwerp Kenmerken tekst lay-out met alternatieve e-mail. Om daarmee te werken heeft u al enige ervaring met DTI nodig.

Wanneer u in het veld Via e-mail een vinkje heeft geplaatst, kunt u een standaard bijlage kiezen. Steeds als deze tekst lay-out wordt gekozen om een e-mail te verzenden, wordt automatisch deze bijlage aan de e-mail gekoppeld. De standaard bijlage selecteert u met de knop achter het veld Standaardbijlage.

Dossiervorming inrichten

De dossiervorming richt u in met de vinkvelden van het onderstaande blok van het venster Tekst Lay-out:

1. In het veld Dossiervorming heeft u aan hoe het document opgeslagen moet worden. U kunt kiezen uit:
   • Automatisch in dossier
   • Automatisch in standaarddossier. Dit kan het standaarddossier zijn van een relatie, een contract, enz.
   • Geen dossiervorming. Het document wordt nooit opgeslagen.
   • Handmatig toewijzen aan dossier. Steeds als u dit document maakt, krijgt u de vraag te zien in welk dossier u het wilt opslaan. Als u de tekst lay-out voor een mailing wilt gebruiken, kiest u een andere waarde in het veld.
2. Het veld Alleen het kenmerk gebruikt u als u niet het hele document wilt opslaan, maar alleen de omschrijving (het kenmerk). Dit doet u bijvoorbeeld bij mailings die bij alle relaties dezelfde inhoud hebben.
3. Het veld Opslaan als PDF vinkt u aan wanneer u het document als een PDF wilt opslaan in plaats van als bijvoorbeeld een Word-document.
4. Het veld Soort dossier kunt u alleen benaderen wanneer u in het veld Dossiervorming heeft gekozen voor Automatisch in dossier. In het veld Soort dossier geeft u aan in welk soort dossier het document opgeslagen moet worden. U kunt hier niet kiezen voor Standaarddossier.
5. In het veld Soort document geeft u aan wat voor soort document het betreft. De waarde die u hier kiest kan gebruikt worden in workflows.

U kunt deze gegevens bij het vervaardigen van de producten nog aanpassen.

Eenvoudige aanpassingen doorvoeren

In de standaardbrieven kunt u eenvoudige aanpassingen doorvoeren zonder de volledige kennis van DTI te hebben. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van het lettertype of het toevoegen van uw logo. U doet dit als volgt:

1. Kies in het lint voor Beheer > groep Inrichting > Administratie > Lay-outs > Tekst lay-out.
2. Kies Wijzigen en selecteer met de tekst lay-out die u wilt aanpassen.

   Selecteer bij voorkeur een kopie, of maak een kopie voordat u het Word-sjabloon aanpast, wanneer u nog niet eerder het Word-document van een tekst lay-out heeft aangepast.

3. Klik op de knop Start Word.

Er worden twee vensters geopend. Het ene is Veld Invoegen. Dit kunt u bij de eenvoudige wijzigingen negeren. Het andere is een Word-venster.

Lettertype aanpassen

Let op!

Wanneer u zelf met Scenario Assurantie acceptgirokaarten afdrukt, gebruikt u voor het optisch leesbare acceptgirodeel een speciaal lettertype. In dat geval kunt u niet op onderstaande wijze in één keer het lettertype aanpassen.

1. Open de tekst lay-out zoals beschreven in het onderwerp Eenvoudige aanpassingen doorvoeren in de tekst lay-out.
2. Activeer het Word-venster.
3. Druk op Ctrl + A om het gehele document te selecteren.
4. Selecteer in Word het juiste lettertype. U kunt ook de lettergrootte aanpassen en de kleur.
5. Breng eventuele andere wijzigingen aan.
6. Klik op om Word af te sluiten. U krijgt de volgende vraag te zien:

   Wilt u de wijzigingen in [nummer lay-out].doc opslaan?

   • Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.

   U keert terug in het venster Tekst lay-out.

Kies Bewaar om wijzigingen in de kenmerken op te slaan.

Aanhef en afsluiting aanpassen

De standaard aanhef in de tekst lay-outs is 'Geachte', de afsluiting is 'Met vriendelijke groet'. Dit kunt u op eenvoudige wijze aanpassen.

1. Open de tekst lay-out zoals beschreven in het onderwerp Eenvoudige aanpassingen doorvoeren in de tekst lay-out.
2. Activeer het Word-venster.
3. Zoek het woord Geachte in de tekst lay-out.

   

4. U kunt het woord Geachte verwijderen en vervangen door iets anders, bijvoorbeeld Beste.

   De velden achter het woord Geachte moet u niet wijzigen. Deze velden staan tussen accolades ( { en } ). Ook mag u de accolades niet verwijderen.

5. Zoek de afsluiting van de tekst lay-out. Dit is in de standaard teksten Met vriendelijke groet.

   

6. Pas de afsluiting aan, aan wat bij u gebruikelijk is, bijvoorbeeld Hoogachtend of Met vriendelijke groeten.

   Onder de afsluiting wordt de bedrijfsnaam geplaatst zoals deze in Scenario Assurantie is ingericht.

7. Breng eventuele andere wijzigingen aan.
8. Klik op om Word af te sluiten. U krijgt de volgende vraag te zien:

   Wilt u de wijzigingen in [nummer lay-out].doc opslaan?

   • Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.

   U keert terug in het venster Tekst lay-out.

Kies Bewaar om wijzigingen in de kenmerken op te slaan.

Adressering positioneren

De standaard tekst lay-out gaat er vanuit dat de adressering aan de linkerkant staat. Wanneer u bepaalde vensterenveloppen gebruikt, kunt u de adressering naar rechts verplaatsen. U doet dit als volgt:

1. Open de tekst lay-out zoals beschreven in het onderwerp Eenvoudige aanpassingen doorvoeren in de tekst lay-out.
2. Activeer het Word-venster.
3. Selecteer de adressering. Zie de onderstaande afbeelding.

   De adressering begint met { Test TYPE RELATIE = Persoon } en eindigt met { ET }.

   

4. Plaats de muis op het blokje in de liniaal:
5. Schuif hiermee de geselecteerde tekst naar rechts:

   

   In de liniaal kunt u zien wat de positie is ten opzichte van de linkerkant van het papier. Dit moet ongeveer overeenkomen met de positie van het venster ten opzichte van de linkerkant van de envelop.

6. Het geselecteerde blok laat u zoals het is. In de tekst lay-out kan het er vreemd uitzien, omdat de velden meer ruimte innemen dat de af te drukken tekst. Dit ziet u pas als u de aangepaste tekst lay-out gaat testen.
7. Breng eventuele andere wijzigingen aan.

   Met Enter, of het verwijderen van regels, kunt u het adresseringsblok verticaal positioneren.

8. Klik op om Word af te sluiten. U krijgt de volgende vraag te zien:

   Wilt u de wijzigingen in [nummer lay-out].doc opslaan?

   • Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.

   U keert terug in het venster Tekst lay-out.

9. Kies Bewaar om wijzigingen in de kenmerken op te slaan.

Test de door u aangepaste lay-out en herhaal het bovenstaande tot de adressering goed in het venster van de enveloppe staat.

Logo toevoegen

Een brief kunt u afdrukken op papier met uw logo. Bij een e-mail zult u uw logo in de tekst lay-out moeten opnemen. Dit doet u als volgt:

1. Open de tekst lay-out zoals beschreven in het onderwerp Eenvoudige aanpassingen doorvoeren in de tekst lay-out.
2. Activeer het Word-venster.
3. Plaats de cursor op de plaats waar u de afbeelding wilt plaatsen. Zorg dat de cursor in ieder geval achter het veld {EG} staat. In dit voorbeeld is er voor gekozen het logo boven de aanhef te plaatsen. In de e-mail staat geen adressering.
4. Plaats uw logo in het document. Raadpleeg hiervoor eventueel de documentatie van Microsoft Office.
5. Lijn het logo eventueel uit. In het voorbeeld is het rechts uitgelijnd.

   

6. Breng eventuele andere wijzigingen aan.
7. Klik op om Word af te sluiten. U krijgt de volgende vraag te zien:

   Wilt u de wijzigingen in (nummer lay-out).doc opslaan?

   • Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.

   U keert terug in het venster Tekst lay-out.

8. Kies Bewaar om wijzigingen in de kenmerken op te slaan.

In de uiteindelijke e-mail ziet dit er bijvoorbeeld als volgt uit: