Toelichting venster Overzicht dossiers

Wanneer u met dossiers gaat werken, komt u in het venster Overzicht dossiers. Dit venster ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Venster Overzicht dossiers (J Jansen)

Hieronder vindt u een toelichting op de boxen en kolommen van dit venster. Het venster heeft daarnaast twee knoppen: Chron. Overz. en Totaaloverz. Hoe u deze gebruikt, leest u in het onderwerp Totaaloverzicht en chronologisch overzicht.

In de box Dossiers vindt u de volgende kolommen:

Kolom	Toelichting
Dossier	In deze kolom vindt u het unieke dossiernummer. U kunt dit nummer niet wijzigen.
Omschrijving	Hier ziet u de omschrijving van het dossier zoals u dat heeft aangegeven bij het maken van het dossier.
Type Dossier	Het type dossier geeft aan of het een algemeen dossier, financieel dossier of een schadedossier is. Schadedossiers worden verwijderd wanneer een schade wordt afgelegd. Daarnaast komt het Machtigingsdossier voor waarin de getekende machtigingen worden opgeslagen. Het type dossier kunt u niet wijzigen.
Soort dossier	Hier ziet u het soort dossier dat u heeft gekozen bij het aanmaken van het dossier. Via het soort dossier kunt u documenten aansturen om in een bepaald dossier gearchiveerd te worden.

In de box Documenten vindt u de volgende kolommen:

Kolom	Toelichting
Nummer	Dit is het unieke documentnummer in Scenario Assurantie. U kunt dit nummer niet wijzigen.
Sleutel	De sleutel is het nummer van het document. De sleutel koppelt het document aan de documentgegevens.
Datum, Tijd	De datum en de tijd waarop het document aan Scenario Assurantie is toegevoegd.
Type Document	Hier ziet u om wat voor document het gaat, bijvoorbeeld een Outlook document (e-mail) of een Word-document.
Omschrijving	De omschrijving die u aan het document heeft gegeven. Dit kan de naam van het product zijn dat u voor het maken van het document heeft gebruikt. Bij een e-mail is het de tekst die in het veld Betreft staat. U kunt de omschrijving wijzigen om het document later eenvoudiger terug te vinden.
Aanmaakdatum	De datum waarop het document is aangemaakt.
Datum Poststuk	De datum die u als Datum poststuk heeft gegeven aan het document.
Soort Document	Het soort document kunt u zelf invullen. Bovendien kunt u de lijst zelf uitbreiden. Hierdoor is het makkelijker de documenten te sorteren.
Archiveren toestaan	Als archiveren is toegestaan, kunt u het document naar een ander dossier overhevelen. Bijvoorbeeld naar een archiefdossier.
Bijzonderheden
Taak aanwezig	In deze kolom ziet u of er nog een (openstaande) taak aanwezig is voor dit document.
Afzender	Dit veld wordt alleen ingevuld bij een e-mail ingestuurd vanuit MS outlook. Op dat moment wordt automatisch de naam uit het veld Van overgenomen. In alle andere gevallen, zoals eigen documenten of documenten die via Aplaza binnen komen, wordt dit veld niet (automatisch) door DIAS gevuld.
Aantekeningen J/N	Hier ziet u of het document een aantekening heeft.
Resultaat	Hier ziet u of een offerte al dan niet is goedgekeurd door de klant. Deze informatie komt uit de koppeling met Scenario Assurantie.

Deze gegevens vindt u ook in het venster Muteren document. Zie ook het onderwerp Toelichting venster Muteren document.

In de box Gekoppeld aan vindt u de gegevens (relaties, contracten, schades) die aan het dossier zijn gekoppeld. Zie ook het onderwerp Toelichting venster Muteren dossier. Deze box heeft de volgende kolommen:

Kolom	Toelichting
Bestand	Het type gegevens waaraan het dossier is gekoppeld.
Sleutel	Het unieke getal van de koppeling tussen dossier en bestand.
Omschrijving	De gegevens van het bestand. Bij een relatiebestand ziet u hier de volledige naam en het relatieregistratienummer.
Standaarddossier JN	Deze kolom geeft aan of het een standaarddossier is van het bestand. Elk bestand heeft één standaarddossier. Hierin worden de documenten gearchiveerd waarbij Automatisch in standaarddossier is gekozen.

Selecteer een dossier om in de box Documenten alle documenten te zien die in dat dossier zijn opgenomen. In de box Gekoppeld aan ziet u waaraan een dossier gekoppeld is. Dit kunnen relatie(s), contract(en) en/of schade(s) zijn.
Met de knoppen Chron. Overz. en Totaaloverz. krijgt u snel inzicht krijgen in meer dossiergegevens:
- De knop Chronologisch overzicht geeft chronologisch inzicht in alle documenten die in de dossiers, die vermeld staan in het tabblad Overzicht dossiers, zijn opgenomen. Het overzicht wordt op basis van de datum waarop de documenten aan het dossier zijn toegevoegd samengesteld.
- De knop Totaaloverzicht geeft u een totaalbeeld van alle documenten in alle dossiers waaraan de geselecteerde relatie gekoppeld is. U krijgt dus ook de documenten uit contracten- en schadedossiers van die relatie te zien.

U kunt een medewerker standaard het Totaaloverzicht laten openen door bij Beheer > groep Organisatie > Medewerkers, tabblad Instellingen, het veld Direct doorstarten naar totaaloverzicht aan te vinken.