Nummer

Het nummer van een tekst lay-out is uniek.

Bij het kopiëren of importeren van een tekst lay-out krijgt u een nummer te zien. U kunt in de functies Wijzigen, Raadplegen en Verwijderen het nummer direct invoeren en op Enter drukken. Hiermee roept u de kenmerken van de tekst lay-out direct op.

Onder dit nummer wordt het sjabloon opgeslagen in de Wordkop directory van Scenario Assurantie.

Naam, Omschrijving

De naam en de omschrijving van de tekst lay-out komt u in diverse vensters van Scenario Assurantie tegen. Door een unieke naam op te geven is het voor u en uw medewerkers makkelijker om de juiste brief te kiezen.

Bibliotheek

Zie het onderwerp Lay-outbibliotheken gebruiken.

Lay-out uitsluiten bij keuze

Plaats een vinkje in dit veld als de tekst lay-out niet in de keuzelijst via de knop te zien mag zijn. Bijvoorbeeld omdat de tekst lay-out voorlopig niet meer gebruikt wordt of nog in bewerking is.

Type product, Gericht aan

Zie het onderwerp Type product kiezen voor een tekst lay-out.

Tekstblok (geen productaanvraag)

Door het veld Tekstblok aan te vinken, geeft u aan dat de tekst lay-out een bouwsteen is. Tekstblokken gebruikt u in een andere tekst lay-out.

De tekstblokken zelf ziet u niet als u een product gaat vervaardigen.

Zie ook het onderwerp Kenmerken tekstblok.

Geschikt voor aanbieding

Vink dit veld aan als de lay-out moet worden gebruikt voor de verzamel-e-mail bij Setmailen.

Zie ook het onderwerp Setmailen.

Direct opmaken

Vink het veld Direct opmaken aan om een brief tijdens het vervaardigen gelijk wordt opgemaakt. De tekst lay-out en de waarden van de velden worden daarin samengevoegd.

• Vinkt u Direct opmaken aan, dan worden de te vervaardigen brieven klaargezet met Status 2 nog afdrukken bij Bureau > groep Correspondentie > Uitgaand.
• Als een brief klaarstaat in de productvervaardiging, dan is het aanpassen van de lay-out niet meer van toepassing op die brief als het veld Direct opmaken was aangevinkt.
• Plaatst u geen vinkje in het veld Direct opmaken, dan zorgt u ervoor dat bij het vervaardigen van een brief deze niet gelijk wordt opgemaakt.
• De brieven worden bij het vervaardigen klaargezet bij Status 1 nog opmaken bij Bureau > groep Correspondentie > Uitgaand. U kunt de brieven voordat u ze afdrukt niet raadplegen of wijzigen. Staat een brief klaar bij productvervaardiging om af te drukken, dan zal wanneer iemand de voor die brief gebruikte tekst lay-out aanpast, de af te drukken brief bij productvervaardiging ook wijzigen.

Afdrukken/verzenden

Het veld Afdrukken/Verzenden kunt u alleen gebruiken in combinatie met het veld Direct opmaken.

Vink het veld aan om de brief bij het vervaardigen gelijk af te drukken. In geval van een e-mail wordt deze direct verzonden.

• U kunt de brief voor het afdrukken niet raadplegen of wijzigen.
• Vinkt u Afdrukken aan bij lay-outs die worden gebruikt voor het prolongatie- of herinneringsproces, dan worden uw brieven altijd bij nog opmaken (status 1) bij Bureau > groep Correspondentie > Uitgaand klaargezet!
• Bij tekst lay-outs die u gebruikt voor mailings heeft het plaatsen van een vinkje in het veld Afdrukken geen zin.
• Wanneer u een mailing gelijk wilt afdrukken, dan moet u dit bij het aanmaken van de mailing apart opgegeven.

Bewerken

Het veld Bewerken kunt u alleen in combinatie met het veld Direct opmaken gebruiken.

U heeft dan de mogelijkheid de brief in te zien en aan te passen voordat deze bij Bureau > groep Correspondentie > Uitgaand wordt klaargezet met status 2.

Bewerken en zelf afdrukken in Word

Het veld Bewerken en zelf afdrukken in Word kunt u alleen in combinatie met het veld Direct opmaken gebruiken.

Door het veld Bewerken en zelf afdrukken in Word aan te vinken heeft u de mogelijkheid om aanpassingen te maken in de brief voordat u deze afdrukt. U drukt de brief af vanuit Word, nadat u deze heeft aangepast en opgeslagen. De brief wordt in dat geval nooit bij productvervaardiging klaargezet!

De waarde van het veld wordt genegeerd voor alle brieven en e-mails die in bulk worden aangemaakt (mailing). Hiervoor is gekozen om te voorkomen dat de koppeling met Word vastloopt als tientallen brieven tegelijk geopend moeten worden.

Via e-mail

Vink dit veld aan als u de tekst lay-out als e-mail wilt verzenden of als u een alternatieve e-mail aan de lay-out wilt koppelen.

De tekst lay-out waarbij u dit veld aanvinkt hoeft bijvoorbeeld niet over een adressering te beschikken.

Zie ook de onderwerpen

• Kenmerken tekst lay-out met alternatieve e-mail
• Kenmerken tekst lay-out als E-mail
• Setmailen

Alternatieve e-mail lay-out

Selecteer met een e-mail tekst lay-out die verzonden moet worden wanneer bij de relatie het veld Correspondentie via e-mail is aangevinkt.

Wanneer de relatie geen correspondentie via e-mail heeft, wordt de huidige lay-out als af te drukken product aangemaakt.

Het veld kunt u alleen gebruiken als het veld Via e-mail is aangevinkt.

Zie ook het onderwerp Kenmerken tekst lay-out met alternatieve e-mail.

Alleen te gebruiken als alternatieve e-mail lay-out

Dit veld vinkt u aan als de tekst lay-out bij een andere tekst lay-out geselecteerd moet worden als Alternatieve e-mail lay-out.

Het veld kan alleen aangevinkt worden als ook het veld Via e-mail is aangevinkt.

Dossiervorming

U heeft in het veld Dossiervorming de volgende keuzen:

• Automatisch in dossier

  Producten die u aanmaakt met dit type dossiervorming worden automatisch bewaard in het dossier dat is opgegeven in het veld Soort dossier.

• Automatisch in standaard dossier

  Producten die u aanmaakt met dit type dossiervorming worden automatisch bewaard in het standaarddossier. Scenario Assurantie maakt een standaarddossier aan als dit nog niet aanwezig is.

Scenario Assurantie maakt in bovenstaande situaties een standaarddossier aan als dit nog niet aanwezig is.

• Geen dossiervorming

  De producten worden na vervaardiging niet bewaard. U kunt naderhand niet zien dat er producten zijn aangemaakt of dat er documenten zijn verzonden.

• Handmatig toewijzen aan dossier

  Producten die u aanmaakt met dit type dossiervorming kunt u bij vervaardiging handmatig in een dossier opslaan.

Soort dossier

Dit veld is verplicht wanneer in het veld Dossiervorming Automatisch in dossier is geselecteerd.

De tabel Soort dossier kunt u naar wens inrichten. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld een campagnedossier.

Soort document

Met het veld Soort document kunt u een extra beschrijving van het soort document opgeven. Denk aan Mailing, Polisdocument of Overzicht.

Bij gebruik van de module DPM uploaden:

Kies een soort document dat naar DPM wordt geüpload als u wilt dat de relatie de documenten die met deze tekst lay-out worden gemaakt standaard in DPM kan raadplegen. Zie het onderwerp Documenten uploaden naar DPM.

Kies in het lint te kiezen voor Beheer > groep Inrichting > Coderingen > Bureau > Soort document om de tabel aan te vullen of te raadplegen.

Alleen het kenmerk

Vink het veld Alleen het kenmerk aan om alleen het kenmerk (o.a. de omschrijving van de lay-out) in het dossier te bewaren bij het vervaardigen van de brief. Er wordt in het dossier, na aanmaken van het product, geen document bewaard!

In het dossier ziet u dat het product is aangemaakt met de omschrijving van de tekst lay-out met het Type document Kenmerk.

Opslaan als PDF

Vink dit veld aan om het document dat met deze tekst lay-out wordt gemaakt als PDF op te slaan.

Een lay-out die als Alternatieve e-mail lay-out wordt gebruikt kan niet worden opgeslagen als PDF.

Zie ook het onderwerp Document opslaan als PDF.