Prolongaties

Inrichting voor de prolongatie

De inrichting doet u in principe eenmalig. Zie het onderwerp Prolongatie assurantiën provinciaal inrichten.

Initieel

Ophalen berichten

(alleen bij gekoppelde prolongaties en volmacht)

In deze stap haalt u de berichten van de maatschappijen op. U verwerkt eerst eventuele mutatieberichten. Daarna gaat u in de prolongatie de prolongatieberichten verwerken.

U haalt de berichten op via Bureau > groep Communicatie > Berichten verkeer > Verzenden en ontvangen.

Zie het onderwerp Prolongatieberichten ophalen en verwijderen.

Berichten ontvangen

Controles uitvoeren

(alleen prolongatie van assurantiecontracten)

U controleert met twee lijsten of uw administratie klaar is voor de prolongatie. Het gaat om de lijsten

• Wachtmutaties en
• Pakketcontrole.

U vindt deze lijsten in de groep Hulpmiddelen in het lint van de prolongatievensters. Meer hierover leest u in het onderwerp Controles prolongatie.

Voorbereiden prolongatie

(alleen bij een gekoppelde prolongatie)

In de voorbereiding worden de ontvangen prolongatieberichten gekoppeld aan de contracten in uw administratie. De berichten die niet automatisch gekoppeld kunnen worden, koppelt u handmatig.

Zie het onderwerp Voorbereiding gekoppelde prolongatie.

Proefprolongatie

Met de proefprolongatie wordt de prolongatie doorgestuurd. Aan de hand van controlelijsten kunt u zien hoe uw administratie er na de prolongatie uit kan zien.

In de proefprolongatie heeft u nog de mogelijkheid de contracten aan te passen (afwijkingen prolongatie en geprolongeerde contracten) of de prolongatie af te breken (verwijderen proefprolongatie)

Hierover leest u in het onderwerp Proefprolongatie.

Voorbereiding

Export afwijkingen proefprolongatie

(alleen volmacht)

U kunt de prolongatie exporteren naar Excel. Daar kunt u de afwijkingen controleren en eventueel corrigeren. Daarna kunt u het excel-bestand importeren.

Verwijderen proefprolongatie

U gebruikt deze functie als de proefprolongatie ten onrecht is uitgevoerd. Bijvoorbeeld als er in een gekoppelde prolongatie verkeerde bestanden zijn toegestuurd.

Zie het onderwerp Proefprolongatie verwijderen.

Importeren correcties proefprolongatie

(alleen volmacht)

Hiermee importeert u een (gecorrigeerd) Excel-bestand. Zie ook de stap Export afwijkingen proefprolongatie.

Premie opvragen

(alleen volmacht)

Premie verwerken

(alleen volmacht)

Afwijkingen prolongatie

(alleen prolongatie van assurantiecontracten)

U kunt in deze stap de assurantiecontracten wijzigen, zodat u deze alsnog kunt prolongeren.

Zie het onderwerp Afwijkingen prolongatie.

Geprolongeerde contracten

Hier kunt u contracten die klaar staan voor de definitieve prolongatie uit de prolongatie halen. Ook kunt u contracten aan de prolongatie toevoegen,

Zie het onderwerp Geprolongeerde contracten.

Lijstvervaardiging

Met de lijsten die u in de prolongatie maakt, kunt u de wijzigingen in uw administratie controleren.

Zie het onderwerp Lijstvervaardiging prolongatie.

Definitieve verwerking

In de definitieve verwerking van de prolongatie worden alle wijzigingen die verband houden met de prolongatie doorgevoerd, zoals:

• Contracten worden beëindigd als de expiratiedatum is bereikt en er niet verlengd wordt
• De boekingen worden gemaakt
• Het prolongatieborderel wordt aangemaakt
• Prolongatiedocumenten worden klaargezet bij productvervaardiging (nota's, polisdocumenten)
• Premies worden waar nodig aangepast
• De volgende prolongatiemaand wordt ingevuld
• Waar nodig wordt het aantal schadevrije jaren bijgewerkt

U kunt dit proces niet terugdraaien.

De definitieve prolongatie is beschreven in het onderwerp Definitief prolongeren.

Afgesloten

Afronding

In de afronding sluit u de prolongatie af. U maakt uw administratie klaar voor de volgende prolongatieperiode.

Eventueel ontvangen prolongatieberichten worden verwijderd.

Zie het onderwerp Afronding prolongatie.

Initieel